Zowel zakelijke brieven als rapporten hebben vitale maar onderscheidende rollen binnen bedrijfscommunicatie. Zakelijke brieven kunnen bijvoorbeeld een overeenkomst bevestigen of een verzoek afwijzen, terwijl een bedrijfsrapport alles kan vastleggen, van een zakenreis tot een bedrijfsbijeenkomst.
Functie
Zakelijke brieven communiceren vaak positief of negatief nieuws en andere zakelijke aangelegenheden aan een publiek buiten een bedrijf of organisatie, terwijl zakelijke rapporten meestal gedetailleerde feitelijke informatie verstrekken aan verschillende doelgroepen.
Types
Primaire soorten zakelijke brieven omvatten bevestiging, aanpassing, incasso, klacht, aanvraag, afwijzing en verkoopbrieven. De belangrijkste bedrijfsrapporten zijn voortgangs- en activiteitenverslagen, haalbaarheidsrapporten, onderzoeksrapporten en incidentmeldingen.
Elements
Zakelijke brieven hebben zeven primaire elementen, zoals de aanhef en de afsluiting, plus veel extra functies. Gemeenschappelijke elementen voor zakelijke rapporten zijn de titelpagina, inhoudsopgave, samenvatting, bijlagen en bibliografie.
formats
Zowel zakelijke brieven als rapporten volgen meestal zeer gestructureerde indelingen. Zakelijke brieven zijn zelden meer dan één of twee pagina's lang, terwijl zakelijke rapporten uiteenlopen van een paar pagina's tot een paar honderd.
overwegingen
Effectieve zakelijke brieven en bedrijfsrapporten zijn rapporten die duidelijk en overtuigend het doel van de schrijver communiceren, evenals de geaccepteerde standaarden voor dat medium van zakelijke communicatie naleven.
