In bedrijven die een hoog belvolume ervaren, zijn er weinig tools die net zo belangrijk zijn als het wachtrijsysteem voor telefoons. Een wachtrij is een reeks oproepen en door oproepen automatisch naar de juiste persoon of afdeling te leiden, kan de wachtrij de behoefte aan een receptionist overbodig maken.
Hoe ze werken
Een wachtrijsysteem voor telefoons is een add-on voor een meerlijnig telefoonsysteem waarmee oproepen in de wacht kunnen worden gehouden totdat een telefonische agent klaar is om de oproep af te handelen. De beller in het wachtrijsysteem ondervindt een wachttijd en agenten voor het afhandelen van velden ontvangen deze één voor één. De agenten kunnen ook zien hoeveel oproepen er wachten en voor hoe lang. Veel wachtrijsystemen voor telefoons worden geïntegreerd met computersystemen van het bedrijf, waardoor agenten hun detailhandel of andere verwerking kunnen uitvoeren, en die gegevens kunnen bijhouden, samen met informatie over de aard van de telefoontjes.
Voordelen voor bedrijven
Een wachtrijsysteem voor uw zakelijke telefoon helpt de kans te verkleinen dat u een oproep mist. Intelligente telefoonwachtrij-systemen distribueren oproepen volgens bedrijfsparameters die door computers zijn ingesteld en verzamelen er zelfs gegevens over. Een telefoonwachtrijsysteem kan een lijst met menu-opties bieden waarmee een beller op de juiste manier kan worden gerouteerd zonder menselijke tussenkomst.
Rapportage functie
Telefoonwachtrijsystemen, meestal ACD of automatische oproepdistributiesystemen genoemd, stellen bedrijven in staat om rapporten over hun gespreksvolume uit te voeren, wat betekent dat het bedrijf veel kan leren over de oproepen die binnenkomen bij het callcenter. Gegevens verzamelen over wanneer oproepen binnenkomen, hoelang bellers in de wacht blijven staan voordat ze ophangen, hoelang het gemiddelde gesprek duurt en wat er vaak gebeurt, stelt bedrijven in staat hun personeelsbezetting en redraft-call agent-scripts intelligent te beheren.
