Hoewel de woorden bijlage en bijlage vaak door elkaar worden gebruikt in zakelijke brieven, vertegenwoordigen ze verschillende methoden voor het opnemen van items. In strikte zin wordt een bijlage als onderdeel van de brief beschouwd, terwijl een bijlage als een afzonderlijk document wordt behandeld. Voor sommige organisaties, zoals de overheid, wordt het gebruik voor elk afgebakend door de verzonden correspondentie, terwijl voor anderen het gebruik acceptabel is.
Een bijlage toevoegen
Een bijlage is een document dat deel uitmaakt van de zakelijke brief. Het voegt de informatie in de brief toe of beschrijft deze verder. Enkele voorbeelden zijn een spreadsheet die een visuele uitleg geeft van financiële facturen of prognoses, een diagram dat een grafische weergave van de bedrijfstrends of een budget geeft. Wanneer u een bijlage verzendt, voegt u het woord 'Bijlage' aan de linkeronderkant van de brief met een puntkomma en het nummer van de bijlage toe. Je moet ook in de hoofdtekst vermelden dat een item is bijgevoegd (of er zijn meerdere items bijgevoegd) die de informatie in de brief verbeteren of nader toelichten.
Inclusief een behuizing
Een bijlage is een document dat een aanvulling is op de zakelijke brief. Het kan op zichzelf staan als zijn eigen document en vereist niet dat de zakelijke brief uitlegt wat het document is en hoe het moet worden geïnterpreteerd. Wanneer u een bijlage verzendt in een zakelijke brief, plaatst u de letters "Enc" met een puntkomma of schrijft u het woord "Enclosure" onderaan de letter aan de linkerkant. Zet dan de naam van het document. Dit waarschuwt de lezer dat een tweede document is opgenomen in de correspondentie. Een voorbeeld van een document dat geschikt is voor een bijlage is een samenvatting die is opgenomen in een begeleidende brief. Het CV staat los van de letter en staat gemakkelijk alleen.
Bijlagen in e-mail
In sommige situaties is er geen methode beschikbaar om onderscheid te maken tussen een bijlage en een bijlage. Een van deze situaties doet zich voor wanneer u een zakelijke brief per e-mail verzendt. Omdat er geen optie voor bijlagen is en e-mail een vorm van elektronische verzending is, worden alle documenten die per e-mail worden verzonden een bijlage. De bijlage wordt toegevoegd aan de e-mail als een downloadbaar item dat wordt verzonden met de hoofdtekst van de e-mail.
Gebruik door de federale overheid
Er kunnen regels zijn voor het gebruik van bijlagen en behuizingen in bepaalde takken van de federale overheid. In het handboek over correspondentie beschrijft de U.S. Geological Survey bijvoorbeeld hoe u een bijlage en een bijlage moet hanteren wanneer u correspondentie naar hen verzendt. Volgens hun handboek verzendt u een item als bijlage wanneer de correspondentie een memo is, terwijl als het een brief is, u de woordbijlage voor aanvullende documenten moet gebruiken. In beide gevallen typt u "Bijlage" of "Bijlage" twee regels onder het handtekeningblok. Dit doet de lezer om naar de bijlagen of bijlagen te zoeken. Als ze ontbreken, vraag dan om ze te laten verzenden omdat ze bedoeld zijn om met de brief of memo te worden verzonden.
Als er meer dan één bijlage of bijlage is, geef dan aan hoeveel zoals "2 bijlagen" of "3 bijlagen". Als een van beide niet in de tekst wordt vermeld, gebruik dan een dubbele punt na het woord, gevolgd door de titel van het document of een toelichting op de volgende regel. Bijvoorbeeld: "Bijlage:" (volgende regel) laat twee spaties open en voeg "Hervatten van John Q. Adams" toe zonder interpunctie te beëindigen. Als er meerdere bijlagen of bijlagen zijn die niet in de tekst worden genoemd, benoem of beschrijf ze elk op een afzonderlijke regel. Bijvoorbeeld: 2 Bijlagen: (volgende regel) laten twee spaties open en typen: "Hervat John Q. Adams" (volgende regel) laten twee spaties open en typen: Lijst met beloningen en prestaties "met geen beëindigende interpunctie.
