Bedrijven stellen inkoopprocedures vast om ervoor te zorgen dat aankopen in het beste belang van het bedrijf zijn en dat geld efficiënt wordt besteed. Deze procedures omvatten alles van kleine aankopen van een enkele leverancier tot uitgebreide biedprocessen. In een biedproces selecteert een inkoopmanager de beste aanbieding uit een lijst met leveranciersbiedingen, op basis van kosten, betrouwbaarheid en tijdsbestek om de goederen te ontvangen.
Petty Cash
Bedrijven stellen een limiet in voor kleine contante aankopen, zoals $ 25 of $ 100. Een medewerker die een aankoop doet met kleine bedragen, doet dit vaak met zijn eigen geld. Hij bewaart de bon en dient een formulier in bij zijn leidinggevende of de salarisadministratie die de kosten van het artikel inclusief belasting, de reden voor de aankoop, de datum en de verkoper omvat. Hij ontvangt dan terugbetaling voor de aankoop van het kleine kasfonds.
Open markt
Open marktaankopen vereisen geen biedprocessen, maar hebben vaak de goedkeuring van een inkoopafdeling nodig, omdat de prijs van de goederen boven de limiet voor kleine bedragen ligt. Een aanvrager doet een aanvraag voor goederen, soms benoemt hij een specifieke leverancier en als het verzoek wordt goedgekeurd, doet ze de aankoop rechtstreeks bij de leverancier. Ze kan rondkijken en verbale prijsopgaven van verkopers ontvangen, maar ze hoeft niet zelf de leverancier te kiezen.
Aanvragen bieden
Een bedrijf stelt een inkooplimiet in om te bepalen wanneer de aanvrager het grootste deel van het proces voor inkoopbiedingen en wanneer de inkoopafdeling dit zal doen. Als de kostprijs van goederen onder die limiet ligt en een biedproces nodig is, stelt de aanvrager een lijst met biedingen van leveranciers samen en dient hij de biedingen in bij de inkoopafdeling, die de leverancier met de beste aanbieding selecteert. Het biedingsproces van de aanvrager kan een tijdsbestek bevatten voor het accepteren van biedingen.
Bieden in de inkoopafdeling
Wanneer de kosten van goederen of services hoger zijn dan een inkooplimiet, verwerkt de inkoopafdeling het grootste deel van het proces voor aankoopbiedingen, met hulp van de aanvrager. De aanvrager legt uit waarom hij de goederen nodig heeft en de inkoopafdeling vraagt gedurende een bepaald aantal dagen biedingen bij leveranciers. Als die tijd verstrijkt, selecteert de inkoopafdeling de leverancier met de beste aanbieding.
