Inkoop is een afdeling binnen de financiële afdeling van een bedrijf dat ervoor zorgt dat benodigdheden en materialen die door andere afdelingen worden vereist, efficiënt worden ingekocht. Alles voor elke afdeling moet via de inkoopafdeling worden besteld. Hoewel bedrijven verschillende inkooprichtlijnen hebben, hebben alle bedrijven standaard inkoopprocedures.
Inkooporders
Elke service, materiaal of levering die door elke afdeling wordt aangevraagd, moet worden ingediend als een inkooporder. Deze bestelling is een boekhoudnummer om ervoor te zorgen dat het juiste bedrag aan de leverancier of leverancier wordt betaald. Het nummer houdt ook de volgorde bij om ervoor te zorgen dat het zowel tijdig als in de gewenste kwaliteit en kwantiteit wordt ontvangen. De bestelling wordt ook gebruikt door de leverancier of leverancier bij het factureren van het bedrijf na levering van de bestelling.
Citaten kopen
De inkoopafdeling is verantwoordelijk voor het vinden van het aangevraagde product, de dienst of de benodigdheden. Een inkoopagent vindt verschillende leveranciers, vraagt offertes aan en beslist welke leverancier voldoet aan de behoeften van de afdelingsverzoeken. De inkoopprocedure schetst het proces waarmee de inkoopafdeling offerteaanvragen van leveranciers en verkopers doet. Elke afdelingsmanager moet de inkoopafdeling op de hoogte stellen van het exacte artikel, de details van de gewenste artikelen en de hoeveelheid die nodig is om de betreffende afdeling te bedienen.
Monitoring Procedure
Nadat de afdelingen de inkoopafdeling de informatie hebben gegeven over de benodigde service, benodigdheden of materiaal, bewaakt de aankopende agent de bestelling gedurende het hele proces. De inkoopagent die aan de bestelling is toegewezen, moet contact opnemen met de leverancier in het geval er een wijziging of update plaatsvindt en de bestelling controleren totdat deze is ontvangen. Nadat het artikel is ontvangen, zorgt de inkoopafdeling ervoor dat de bestelling correct is en binnen de overeengekomen specificaties valt.
