Overgang van het gebruik van papier en potloden of een verscheidenheid aan stand-alone computerprogramma's naar een geïntegreerd informatiesysteem is een zeker teken van groei van kleine bedrijven. In tegenstelling tot een onsamenhangend handmatig systeem, verwerkt een op technologie gebaseerd systeem alle aspecten van het opslaan, verwerken, distribueren en communiceren van bedrijfsinformatie vanaf een centrale locatie. Hoewel doorlopende doelen vaak gericht zijn op immateriële voordelen, zoals het behalen van een concurrentievoordeel of het vergroten van de klanttevredenheid, profiteren veel bedrijven ook van tastbare voordelen, zoals kostenbesparingen, verbeterde controle en minder fouten bij het invoeren van gegevens.
Tastbaar definiëren
Wat u opneemt in een lijst met tastbare voordelen, hangt ervan af of u deze voordelen classificeert met een smalle of brede definitie. Als uw bedrijf een enge definitie hanteert, zijn tastbare voordelen alleen die die u in geld kunt kwantificeren en meten. Deze omvatten zowel directe kostenbesparingen als kostenbesparingen op de lange termijn. Een brede definitie bevat ook quasi-tastbare voordelen die u niet in geld kunt kwantificeren, maar die u direct kunt zien, aanraken of voelen.
Kostenbesparende voordelen
Hoewel het vaak tijd kost om te beginnen met het realiseren van kostenbesparende voordelen, zullen uitgaven niet van de ene dag op de andere slinken, maar na verloop van tijd worden de financiële voordelen duidelijker. Bovendien komen deze voordelen vaak in een reeks voor. Een informatiesysteem verhoogt bijvoorbeeld de productiviteit, wat kan leiden tot personeelsinkrimpingen, wat uw operationele kosten verlaagt. Het kan ook de efficiëntie van de voorraadbestelling verbeteren, waardoor de doorlooptijd en resultaten vaak afnemen, zowel bij verminderde voorraadvereisten als bij lagere kosten.
Betere interne controle
Een aantal tastbare voordelen werken aan het verbeteren van preventieve en detectieve interne controles. Een gecentraliseerd informatieopslagsysteem zorgt bijvoorbeeld voor verbeterde toegangscontroles. Snellere rapportage, die zich vaak vertaalt in realtime feedback, verhoogt de verantwoordingsplicht en vermindert de kans op misbruik van bedrijfsmiddelen, fraude of interne diefstal. Bovendien maakt automatisch volgen niet alleen het zoeken naar huidige en historische documenten eenvoudiger, maar kunt u ook complete audit trails voor de meeste transacties opstellen en beoordelen.
Verhoogde omzet
Een informatiesysteem kan de reactietijd verbeteren en de omzet verhogen. Tastbare voordelen, zoals verbeterde beschikbaarheid van gegevens en minder knelpunten in informatie in het voorraadbeheergedeelte van een informatiesysteem, kunnen helpen de verkoop te vergroten door het verminderen van voorraden en nabestellingen. In het beheergedeelte voor klantrelaties kan eenvoudiger toegang tot de informatie van een klant het verschil betekenen tussen het maken en niet verkopen. Het stelt verkoop- en klantenservice ook in staat om de bestelgeschiedenis van een klant te controleren en tijdig verkoopgesprekken in te plannen.
