Een bedrijf blijft bestaan vanwege zijn klanten. Om door te kunnen verkopen aan zijn klanten, moet het bedrijf ervoor zorgen dat de records van de klanten worden bijgehouden en bijgewerkt. De basisinformatie die moet worden bijgewerkt omvat de naam, het adres, het telefoonnummer van de klant, het faxnummer en het e-mailadres van de klant. Klantinformatie kan worden bijgewerkt via een formulier, online of per telefoon.
Bekijk de klantfactuur. Vaak is er een mogelijkheid voor de klant om in de nieuwe accountinformatie te schrijven. Als de klant nieuwe informatie op de factuur heeft geschreven, gaat u naar het computersysteem en werkt u de informatie dienovereenkomstig bij. Controleer nogmaals of de nieuwe informatie correct is ingevoerd. Neem contact op met de klant om hem te informeren dat zijn account is bijgewerkt.
Vraag de klant om haar accountgegevens te verifiëren. Vraag de klant tijdens een telefoongesprek met de klant: "Mag ik uw huidige adres, telefoonnummer en e-mailadres?" Sommige bedrijven, zoals hypotheekbedrijven, vragen de klant om het adres te verifiëren om ervoor te zorgen dat het bedrijf het juiste record heeft. Herhaal de informatie terug naar de klant om te controleren of deze juist is ingevoerd.
Laat de computersystemen de klantinformatie bijwerken. Bedrijven met websites bieden een optie voor klanten om hun eigen accountgegevens online bij te werken. De bijgewerkte informatie wordt automatisch via het computersysteem verzonden. Zorg ervoor dat u de klant een overzicht van deze transactie stuurt via e-mail of reguliere post. Dit zal de klant eraan herinneren dat er wijzigingen in het account zijn aangebracht.
Tips
-
Als updates van klantinformatie niet regelmatig worden aangeboden, neemt u speciaal contact op met de klant voor accountupdates.
Waarschuwing
Maak een onderscheid tussen verzend- en verzendadressen. Grotere bedrijven bestellen vaak een product of service voor verschillende locaties. Controleer waar een artikel wordt verzonden of waar de factuur wordt verzonden.
