Het grootboek is waar alle informatie en gegevens van een boekhoudsysteem van een bedrijf samenkomen en waar alle transacties worden geboekt. Het is ook waar de informatie over de financiële informatie (balans, winst- en verliesrekening en kasstroomoverzicht) vandaan komt. Het grootboek moet in evenwicht en up-to-date worden gehouden, zodat de boekhouding compleet en accuraat is.
Bepaal of het grootboek in evenwicht is. Periodiek, meestal maandelijks, worden de boeken van een bedrijf gebalanceerd en gesloten. Dit betekent dat de nodige aanpassingen worden gedaan om het grootboek in evenwicht te brengen. De financiële overzichten zijn afkomstig uit het grootboek. Er worden afsluitingen gemaakt om de beginsaldi voor de volgende periode vast te stellen - dat wil zeggen, het grootboek bijwerken. Afsluitingen mogen pas worden gemaakt als het grootboek voor de lopende periode in evenwicht is. Als beginsaldi voor volgende perioden onjuist zijn, blijven ze gedurende alle volgende perioden zo totdat de juiste aanpassingen zijn aangebracht.
Voer een proefbalansrapport uit met beginsaldi en eindsaldi. Als de beginsaldo-totalen niet gelijk zijn aan nul, voert u het evaluatierapport opnieuw uit.De periode waarin het begin gelijk is aan nul, is waar het probleem met de uit balans is.
Gebruik het betreffende datumbereik om het grootboekdetailbronrapport voor alle journaals en batches af te drukken.
Bekijk het bronrapport van het grootboekdetail en identificeer vermeldingen die niet dubbelzijdig zijn. Wanneer u een invoer vindt die niet dubbelzijdig is, moet u de originele afdruk van het register raadplegen om aan te geven welk deel van de invoer ontbreekt.
Een eenzijdige invoer is nodig om het ontbrekende gedeelte van het item in te voeren. Om een eenzijdige invoer te maken, hebt u waarschijnlijk toezichtrechten op het systeem nodig.
Om het aanpassingsgegeven in het algemene dagboek te maken, voert u het originele journaal, het batchnummer en de boekingsdatum in het kasregister in. Voer in de gegevensinvoervelden alleen de accounts en gegevens in die ontbreken. Zodra deze invoer voltooid is, drukt u het algemene dagboek af en werkt u het bij.
Bevestig dat u niet langer uit balans bent. Vergelijk de eindsaldi voor het proefrapport voor die periode.
Herhaal het hele proces voor elke volgende periode totdat u de huidige periode bereikt en niet langer uit balans bent. In de toekomst zou je alleen met de huidige periode moeten werken, omdat je alle voorgaande perioden hebt gecorrigeerd en de boeken niet zult sluiten zonder eerst het grootboek in evenwicht te brengen.
Opgemerkt moet worden dat het grootboek kan balanceren en nog steeds onjuist is, dit gebeurt wanneer debet credits gelijk zijn aan credits, maar er zijn boekingen gedaan naar de verkeerde accounts.
