Grootboeken en accountboeken waren het belangrijkste middel om zowel de bedrijfs- als de huishoudfinanciën in kaart te brengen voorafgaand aan het gebruik van computers, en ze worden nog steeds gebruikt door verschillende deskundigen uit het MKB en het thuisbudget. Een grootboek is een boek met pagina's die zowel verticaal als horizontaal zijn geplaatst. De lijnen creëren cellen voor het eenvoudig invoeren van gegevens met betrekking tot bedrijfsinkomsten en -uitgaven. Aan het einde van een wekelijkse, maandelijkse, driemaandelijkse of jaarlijkse periode worden de vermeldingen in elke kolom en rij duidelijk uitgelijnd en gemakkelijk in een tabel opgenomen voor het voorbereiden van rapporten of het beoordelen van een budget.
Label een pagina of sectie van uw grootboek of accountboek om het doel ervan te identificeren. Als u bijvoorbeeld huishoudelijke uitgaven bijhoudt, is een geschikt label 'Huishouden'.
Bepaal of meerdere pagina's van uw grootboek nodig zijn om uw uitgaven en inkomsten bij te houden. Als u een klein bedrijf hebt, zijn waarschijnlijk meerdere pagina's nodig. Potentiële paginakoppen zouden voertuigkosten, nutsvoorzieningen, voorraadkosten en inkomsten uit verkopen of verleende diensten omvatten.
Label de kolom- en rijkoppen op de pagina's van uw grootboek. Het is belangrijk om dit te doen voordat er gegevens in de kolommen worden ingevoerd om een nauwkeurige gegevensinvoer te garanderen. Kolomkoppen zijn meestal een uitsplitsing van verschillende uitgaven, zoals entertainmentuitgaven, brandstofaankopen en creditcardbetalingen, terwijl rijtitels kunnen worden toegewezen aan tijdsperioden, zoals weken of maanden van het jaar.
Tabel de totalen voor gegevens die zijn ingevoerd in de cellen van uw grootboek aan het einde van een boekhoudperiode. Tel de getallen op die over een rij zijn ingevoerd en een kolom van het grootboek naar beneden. Als uw wiskunde correct is uitgevoerd, is de som van alle rijen in een sectie van uw grootboek gelijk aan de som van uw kolommen.
