Het maken en implementeren van een budget is om vele redenen cruciaal voor elk bedrijf of organisatie. Het voorbereiden van een kapitaalbudget is noodzakelijk om de winst te vergroten en de kosten te minimaliseren. De meeste bedrijven en organisaties plannen doorgaans een budget voor een periode van 12 maanden, waardoor het management naar het grotere geheel kan kijken. Een kapitaalbegroting verschilt van een kortetermijnbudget doordat het kijkt naar langetermijninvesteringen en onderzoek doet naar de aankoop of upgrade van vaste activa zoals gebouwen, machines en uitrusting.
Identificeer financiële doelstellingen, duidelijk definiërend de doelstellingen van de de kapitaalontwikkeling van de organisatie. Neem het tijdsbestek op om deze doelen te bereiken. Prioriteer de behoeften en bepaal vervolgens hoe de financiering van deze behoeften het budget beïnvloedt. Voordat een definitief budget wordt opgesteld, moeten managers overwegen welke acties kunnen worden ondernomen om de prestaties op bepaalde gebieden te verbeteren, met name wanneer het onverwachte gebeurt.
Vraag om ondersteuning voor specifieke financieringsprioriteiten. Houd er rekening mee dat er niet genoeg geld is om elk kapitaalproject op de verlanglijst van uw organisatie te financieren. Samenwerken met andere leden van het Finance Committee bij het vaststellen van evaluatiecriteria voor het toewijzen van prioriteiten. De behoefte kan bijvoorbeeld worden gemeten aan de hand van de huidige toestand of het gebruik van fysieke activa zoals gebouwen en apparatuur. Aan de andere kant kan het overwegen van bepaalde projecten gebaseerd zijn op gezondheids- en veiligheidsfactoren, of algemeen voordeel voor de gemeenschap.
Verzamel de gegevens die nodig zijn om de financiering voor de behoeften aan kapitaaluitgaven te schatten. Analyseer financiële overzichten met inbegrip van de resultatenrekening, de balans en de kasstroomoverzicht om een beter beeld te krijgen van de financiële gezondheid op de lange termijn van de organisatie. Financiering van een investering betekent extra geld in rente betalen. Hoewel het doorgaans niet verstandig is om een organisatie te verplichten al haar schulden te financieren, kan contant betalen van invloed zijn op de kasstroom door het werkkapitaal aanzienlijk te verminderen.
Overweeg eerst de haalbaarheid van investeringsuitgaven, zoals nieuwbouw, grote renovaties of nieuwe apparatuur, door na te gaan hoe lang het zal duren om de kosten van eventuele grote investeringen terug te krijgen. Bestudeer andere alternatieven en overweeg of de kosten van het project gerechtvaardigd zijn of dat er manieren zijn om die kosten te verlagen. Bepaal tot slot of investeren in een specifiek kapitaalproject de waarde van de organisatie als geheel zal vergroten. Houd er rekening mee dat u wellicht budgetbeslissingen moet verdedigen aan anderen in de organisatiehiërarchie.
Stel een voorgesteld budget op dat middelen toewijst door de resultaten van eerdere projecten te beoordelen bij alle langetermijnplanning. Omdat de meeste kapitaalprojecten jaren in beslag nemen, worden jaar-op-jaar vergelijkingen vaak gebruikt om de prestaties te evalueren. Het besluit om te investeren in nieuwe projecten of activa is niet alleen afhankelijk van de langetermijnkosten om het project te financieren, maar ook van de cashflow die een project de komende jaren naar verwachting zal genereren. In de begroting moet in detail worden beschreven hoe individuele kapitaaluitgaven zullen worden gefinancierd. Een solide uitgavenplan moet laten zien hoe geld zal worden besteed aan eventuele verbeteringen die worden aanbevolen.
Meet de voortgang door het hele jaar door op regelmatige basis toezicht te houden op de activiteiten. Kapitaalprojectplanning gaat evenveel over het meten van resultaten als over het evalueren en selecteren van kapitaalprojecten. Projecten moeten binnen het tijdsbestek worden voltooid en volgens de stappen in het budget.
Tips
-
Elke afdeling binnen een organisatie moet zijn doelstellingen en methoden definiëren voor het melden van de voortgang. Het hoofddoel van het ontwikkelen van een kapitaalbudget is om een duidelijk verband te leggen tussen de afzonderlijke afdelingsdoelstellingen en de algemene missie van de organisatie.
Hoewel kapitaalbudgettering zich richt op langetermijnplanning, moet de voortgang routinematig worden gemeten, of het nu dagelijks, wekelijks of maandelijks is.
