Projectbeheertools zijn veelgebruikte hulpmiddelen om activiteiten, deadlines en resources bij te houden voor een project. Het zijn meestal visuele hulpmiddelen die zijn ontworpen om de doelen en activiteiten van een project weer te geven, bijvoorbeeld Gantt-diagrammen, of de verantwoordelijkheden van degenen die aan verschillende stadia van een project werken, zoals diagrammen voor zwembaandes.
Pro: Organisatie
Met projectmanagementtools houd je je vanaf het begin van het project goed georganiseerd. Door alle activiteiten en hun duur, middelen en verantwoordelijke mensen te identificeren, hoeft u zich nooit af te vragen wat u nu moet doen of wie de leiding heeft. Details zijn gemakkelijker te volgen omdat ze zijn opgeschreven en gemarkeerd wanneer ze zijn voltooid. In de loop van een project helpt een betere organisatie tijd en stress te sparen en voorkomt u last-minute-versleuteling.
Pro: gemakkelijk gedeeld
Projectbeheertools creëren meestal één document dat dienst doet als het "project in één oogopslag". Dit project kan eenvoudig worden gedeeld met iedereen die aan zijn verschillende componenten werkt. Iedereen kent de status van activiteiten die van invloed kunnen zijn op hun werk. Bepaalde software staat open-access bewerken toe zodat iedereen alle details van de projectstatus ook kan zien.
Con: Time Investment
Er kan veel tijd worden geïnvesteerd in het leren en creëren van de eerste projectmanagementtool bij uitstek voor het project. Bepaalde tools zijn vrij eenvoudig te leren, maar andere kunnen gedetailleerd en technisch zijn. Iedereen in het project moet leren hoe de tool moet worden geïnterpreteerd; iemand moet ook verantwoordelijk zijn voor het leren hoe de tool te maken. Soms kan het leren van gespecialiseerde software net zo lang duren als het zelf maken van het document.
Con: onderhoud
Projectbeheertools zijn alleen handig als ze regelmatig worden bijgewerkt. Het oorspronkelijke plan is waardevol, maar in werkelijkheid gaan projecten nooit volgens plan. Wanneer er wijzigingen optreden, zoals nieuwe taken of vertragingen, moet het document dienovereenkomstig worden bijgewerkt. Iemand moet verantwoordelijk zijn voor deze normale taak.
