Beleidsveranderingen zijn moeilijk te schrijven omdat de verandering meestal niet bevorderlijk is voor de klant of werknemer, zelfs als dit nodig is. Beleidswijzigingsbrieven, zoals brieven die negatief nieuws overbrengen, vereisen een zorgvuldige voorbereiding en overweging. Als u de brief zorgvuldig schrijft, kan deze de reden voor de wijziging toelichten en toch de goodwill van de klanten of werknemers behouden.
Gebruik uw briefpapier. Omdat deze brief een juridische kennisgeving van een beleidswijziging is, moet deze officieel en formeel zijn.
Typ de volledige datum. Sla een regel ruimte over.
Typ de naam, organisatie en adres van de ontvanger. Als deze brief een massale mailing is naar alle werknemers of naar alle klanten, kunt u de naam en het adres achterlaten of de functie Afdruk samenvoegen in uw tekstverwerkingsprogramma gebruiken om automatisch de naam en het adres voor elke letter in te voegen. Sla nog een regelafstand over.
Typ 'Geachte heer / mevrouw (naam)' gevolgd door een dubbele punt. Als dit een massale brief is, gebruik dan een generieke aanhef als 'Geachte klant' of 'Geachte werknemer'. Sla nog een regelafstand over.
Begin de brief door het probleem uit te leggen dat leidde tot de beleidswijziging. Gebruik feiten of statistieken die de ontvanger zullen overtuigen. Bespreek het probleem altijd eerst in een negatief bericht - als de ontvanger het probleem begrijpt, is de kans groter dat hij uw oplossing accepteert.
Verklaar de beleidsverandering in specifieke, duidelijke taal. Leg uit wanneer het nieuwe beleid van kracht wordt, de gevolgen van het niet volgen van het beleid en details die de werknemer of klant nodig heeft om de wijziging uit te voeren.
Bedank de klant of medewerker voor haar tijd en medewerking. Geef contactgegevens op die ze kan gebruiken als ze vragen heeft over het beleid.
Typ 'Oprecht' en sla drie regelafstanden over. Typ je volledige naam en titel. Plaats uw naam boven uw getypte naam.
Maak een kopie van de brief voor uw administratie en geef een andere kopie voor uw juridische afdeling. Mail de originele brieven. Als de beleidswijziging belangrijk is of het gevolg is van een wetswijziging, verzendt u de brieven per aangetekende post, zodat u weet wanneer elke geadresseerde zijn brief heeft ontvangen.
Tips
-
Houd de brief kort en beleefd. Overtref niet negatief nieuws, wat onbedoelde mazen in de beleidswijziging zou kunnen veroorzaken.
