Op veel werkplekken dienen memoranda als een handig en effectief middel om te communiceren. Door vragen in een notitie te beantwoorden, in plaats van in persoonlijke communicatie, kunt u zowel het aantal werknemers dat uw antwoord bereikt, verhogen en werknemers een fysiek of elektronisch document bieden om later naar te verwijzen als zij het antwoord dat u gaf vergeten zijn. Om ervoor te zorgen dat uw memo zo effectief mogelijk is, formatteert u uw communicatie op de juiste manier en stelt u deze zorgvuldig op met uw doelgroep in gedachten.
Maak een memolitel. Voeg de "Datum:" toe, gevolgd door de volledige datum waarop u uw memo "Aan:" verzendt met een verklaring van wie u de notitie verzendt naar "Van:" met uw naam en "Onderwerp:" met een beknopte beschrijving van het onderwerp. Als u uw memorandum via e-mail voorbereidt, zal deze rubriek waarschijnlijk al op zijn plaats zijn voor u. Als u uw memo typt, plaatst u al deze informatie boven aan de notitie, uitgelijnd aan de linkerkant.
Plaats de vraag in de onderwerpregel. Als de vraag waar je het over hebt te lang was, verdicht het dan door het in te korten in een zin van twee of drie betekenisvolle woorden. Als u van plan bent meer dan één vraag in uw notitie aan te pakken, geef dan een lijst met het onderwerp van de vragen, gevolgd door "Q & A" om werknemers op de hoogte te stellen van de inhoud van de notitie. Door deze vraag of de vraag-en-antwoord-notatie in de onderwerpregel te plaatsen, maakt u het gemakkelijker voor werknemers om de notitie te vinden, mochten ze er later naar moeten verwijzen.
Beantwoord de vraag of vragen bondig maar duidelijk. Medewerkers willen de antwoorden op hun vragen, niet breedsprakig wandelen. Door uw antwoord duidelijk en kort te houden, kunt u de kans vergroten dat lezers het antwoord kunnen begrijpen en er effectief op kunnen reageren.
Vertel de werknemers met wie ze contact moeten opnemen als ze aanvullende informatie nodig hebben. Als u de verwarring over de vragen zelf wilt oplossen, vraag hen dan om met u te praten. Als er binnen uw bedrijf een andere afdeling is die beter geschikt is om vragen over het onderwerp te beantwoorden, laat u uw werknemers weten dat ze verwijzen naar een specifiek persoon binnen deze afdeling en neem de contactgegevens van deze persoon op.
