Contractbiedingen maken integraal deel uit van het proces waarbij private of openbare contracten worden toegekend aan in aanmerking komende bedrijven. Bedrijven, bureaus en individuen adverteren projecten die ze nodig hebben door de vereisten te publiceren en het biedproces te openen. Aannemers die aan de functievereisten kunnen voldoen, dienen contractbiedingen in waarin wordt uiteengezet hoe zij voorstellen het project te voltooien en tegen welke prijs. Nadat de biedperiode voorbij is, wordt het contract toegewezen aan de laagste bieder. Contractbiedingen kunnen betrekking hebben op een breed scala aan diensten, waaronder bouwwerkzaamheden, verkopers, elektriciteit, sanitair en openbare projecten. De grootste contractbiedingssectoren zijn in federale, provinciale en lokale overheden waar contractbiedingen gewoonlijk bij wet vereist zijn.
Functie
De functie van een contractbieding is om een eerlijk proces voor het verlenen van contracten te bieden. Contractaanbiedingen laten elk bedrijf toe dat kan voldoen aan de vereisten van het bedrijf of bureau dat het contract aanbiedt, een kans biedt om te proberen de klus te klaren zonder zich zorgen te hoeven maken over partijdigheid of oneerlijke concurrentiepraktijken. Contractaanbiedingen laten ook iemand toe die een aannemer zoekt om de klus te klaren tegen de laagst mogelijke prijs. Dit moedigt concurrentie aan, wat essentieel is in een open markteconomie. Wat overheids- en federale contracten betreft, helpt het proces om de toewijzing van contracten in de openbaarheid te houden en de dollars van de belastingbetaler te sparen.
Types
Contractbiedingen zijn ontworpen om te voldoen aan de vereisten van de drie basistypen contractbiedingvoorstellen. Sommige contractbiedingen zijn verzegeld en andere staan open voor herziening. De drie soorten contractbiedingen zijn: Invitations for Bids (IFP) worden ook wel verzegelde biedingen genoemd en worden over het algemeen gebruikt door bedrijven of agentschappen die op zoek zijn naar leveranciers of constructiediensten. Het IFP-voorstel bevat de contractspecificaties en bieders moeten aan deze vereisten voldoen om voor vergoeding in aanmerking te komen. Dit soort contractbiedingen worden verzegeld zodra ze zijn ingediend en kunnen niet tijdens of na het biedproces worden gewijzigd. Het gebrek aan onderhandeling maakt dit een zeer competitieve vorm van contractbieding waarbij de contracthouder de volledige controle behoudt over het hele proces. Request for Quote (RFQ) is vergelijkbaar met een IFP waarbij de contractspecificaties grondig worden beschreven in het voorstel. Bij een offerteaanvraag mogen bieders van contracten echter een afspraak maken met het bedrijf of het bureau voordat ze een bod uitbrengen om vragen te stellen of verschillende kwesties te bespreken. Deze biedingen zijn soms open voor herziening en wijziging nadat ze zijn ingediend. Request for Proposal (RFP) is een contractvoorstel dat meestal wordt gebruikt voor een gespecialiseerde service waarbij het moeilijk is voor een contracthouder om een bepaald bedrag in dollars te schatten. Het bedrijf of bureau dat het contract aanbiedt, geeft een algemeen idee van de diensten waarnaar het op zoek is in zijn oorspronkelijke voorstel. Contractbieders zijn meestal vereist om deel te nemen aan pre-bid meetings waar de contractvereisten worden besproken en verder worden gedefinieerd. De contractbieder dient een bieding in, die de specificaties voor het project bevat en die het dollarbedrag bepaalt. Offertes voor een RFP-contract staan vaak open voor nieuwe onderhandelingen tijdens het contractproces en nadat het contract is toegekend.
Tijdsspanne
De meeste procedures voor het bieden van contracten hebben een tijdspad dat enkele weken tot enkele maanden kan duren. De gebruikelijke biedprocedure verloopt als volgt: 1. Het biedingsvoorstel wordt publiekelijk geadverteerd, meestal in kranten of op een website. Voorstellen kunnen voor een week of tot een maand worden geadverteerd. Het voorstel bevat de specificaties van het contract en geeft instructies over het verkrijgen van een voorstelpakket. 2. Bedrijven dienen hun biedingsvoorstellen voor een contract in. Soms is een pre-bidconferentie vereist wanneer de twee partijen bij elkaar kunnen komen om de details van het contract te bespreken. 3. De biedingen worden op een vooraf bepaalde datum geopend. Ze worden gelezen en het bod dat het dichtst voldoet aan de vereisten van het voorstel tegen de laagste prijs, wordt het contract toegekend. De winnende bieder wordt dan meestal op de hoogte gebracht via een gunningsbrief.
overwegingen
Er zijn veel belangrijke dingen waar u rekening mee moet houden bij het samenstellen van een contactbod. Het eerste dat u moet overwegen, is hoe het bedrijfsprofiel van de bieder aansluit op de behoeften van de potentiële klant. De meeste federale en deelstaatoverheidsinstanties beschouwen bijvoorbeeld biedingen geplaatst door bedrijven die eigendom zijn van vrouwen of minderheden vóór andere bieders. Ze houden ook rekening met bedrijven met grote minderheidswerkkrachten en bedrijven uit geografische gebieden die zijn aangewezen als economische ontwikkelingszones. Andere dingen die in overweging moeten worden genomen bij het plaatsen van een bod, zijn onder meer: apparatuur die mogelijk moet worden gekocht of de afschrijving van reeds bezette apparatuur, betalingsschema's, arbeidskosten inclusief loonadministratie, belastingen en secundaire arbeidsvoorwaarden, overheadkosten, kosten van verlijming en winst marge. Bijna alle contract-biedingspakketten zijn vereist om deze items te bevatten, meestal in een gespecificeerd biedingsformulier. Een ander formulier dat in de meeste contractaanbiedingen is opgenomen, is een extra toewijzing voor werk en verandering. In deze vorm moet de bieder overwegen wat er gebeurt als er extra werk nodig is om het project te voltooien dat niet werd beschreven in het oorspronkelijke voorstel. De bieder moet een plan opmaken dat een ruwe schatting zal geven van de kosten en de tijd mocht zich een dergelijke gebeurtenis voordoen of wanneer er op het laatste moment wijzigingen nodig zijn.
Waarschuwing
In de meeste biedingsprocedures voor opdrachten krijgt de laagste bieder het contract toegewezen, maar voor het eerst in het biedproces, maken veel bieders vaak de fout om een contractvoorstel te bieden. Dit kan ertoe leiden dat het bedrijf geld verliest of niet in staat is om aan de projectvereisten te voldoen. Bieders moeten zorgvuldig overwegen hoeveel het contract hen zal kosten op het gebied van mankracht en voorraden, terwijl ze toch rekening houden met een winstmarge. Een manier om onder bieden te voorkomen is door te onderzoeken hoeveel andere bedrijven aanrekenen om vergelijkbare services uit te voeren. In het geval van overheidscontracten moeten agentschappen voorbije contracten boeken, waardoor bedrijven kunnen zien hoeveel andere bedrijven op vergelijkbare contracten hebben geboden.
