Memo's moeten informatie op een beknopte, doelgerichte manier overbrengen. Deze no-nonsense stijl betekent dat, zelfs als je het vooruitzicht om er een te schrijven zweet, je de eenvoudige, verstandige indeling een welkome afwisseling vindt van de andere, meer arbeidsintensieve schrijfprojecten die je op je bureau hebt staan.
Schrijf een koers
Begin uw memo door een standaardkop te schrijven met "Aan:", "Van:", "Datum:" en "Onderwerp" op afzonderlijke regels. Denk goed na over de doelgroep en besef dat je misschien je memo niet naar het hele bedrijf wilt verspreiden, maar naar slechts enkele afdelingen. Met de plichtmatige titel kunnen lezers het snel scannen en belangrijke informatie meteen van begin tot eind ophalen - van relevantie tot onderwerp.
Vermeld uw doel
Schrijf een korte opening waarin duidelijk staat, in de eenvoudigste bewoordingen, uw doel om te schrijven. Injecteer wat persoonlijkheid, als je wilt, maar houd deze toevoeging ook kort. Als u bijvoorbeeld een aankondiging doet, schrijft u misschien: "Na een bijzonder lange en uitgebreide zoektocht, ben ik zeer verheugd om aan te kondigen dat ABC Company XYZ Writers Group heeft ingehuurd om onze aankomende marketinginspanningen te begeleiden."
Werk met precisie uit
Wijd het lichaam van uw memo - niet meer dan twee of drie paragrafen - aan het uitwerken van uw openingsverklaring. Anticiperen op vragen is belangrijk; je wilt niet dat je memo meer vragen genereert dan dat het antwoorden oplevert, maar een memo is ook niet het forum voor een uitputtende, 360-graden onthulling. Organiseer de belangrijkste informatie - wat werknemers willen weten en wat ze moeten weten - op een hiërarchische manier. Houd er ten slotte rekening mee dat een memo zelden dient als het "laatste woord" over een onderwerp; in feite zet het soms een hele reeks activiteiten op gang. Dus weeg de laatste alinea van de tekst van uw memo aan 'volgende stappen' of 'wat er daarna gebeurt'. In dit geval wilt u bijvoorbeeld delen wanneer u de schrijversgroep bij uw werknemers introduceert.
Sluit in stijl
Sluit uw memo met een positieve noot, beseffend dat u een impliciete boodschap stuurt die uw werknemers kunnen volgen. Je zou bijvoorbeeld kunnen zeggen: "Ik weet dat je ernaar uitkijkt, zoals ik, om aan dit spannende hoofdstuk in de geschiedenis van ons bedrijf te beginnen. Ik dank u bij voorbaat voor uw voortdurende enthousiasme en toewijding."
Verwijzingen naar bijlagen
Voeg een notatie helemaal onderaan uw memo toe voor relevante bijlagen, zoals documenten die werknemers moeten lezen of nieuwe procedures die u wilt dat ze volgen. Schrijf gewoon het woord "bijgevoegd:" en vat de informatie kort samen. In dit voorbeeld zou u misschien een compendium van de vorige marketingprojecten van de schrijversgroep willen opnemen, zodat uw werknemers zich vertrouwd kunnen maken met de stijl en prestaties van de groep. Wees expliciet over waar medewerkers deze informatie kunnen vinden. Of u bijvoorbeeld een papieren kopie van uw memo op een prikbord plaatst of deze in het hele bedrijf e-mailt, zorg ervoor dat medewerkers begrijpen hoe u toegang tot de bijlage kunt krijgen.
Tips
-
Lees uw memo hardop voor als u deze zorgvuldig nabestelt en bewerkt voordat u hem verspreidt.
