Er zijn specifieke dingen die u kunt communiceren met andere mensen in uw bedrijf door het gebruik van memodistributie. Een memo communiceert in het algemeen iets belangrijks naar collega's en wordt meestal verspreid onder tenminste meer dan één persoon binnen het bedrijf. Een memo kan ook worden gebruikt om iedereen op de hoogte te stellen van iets dringends, zoals verloren bestanden. Verloren bestanden kunnen de werking van het bedrijf beïnvloeden en werknemers moeten worden gewaarschuwd voor het probleem en hoe ze zo snel mogelijk kunnen helpen.
Vul de koptekst in voor de memo over verloren bestanden. Dit omvat een regel voor de datum, het onderwerp, van wie de memo is en van wie het afkomstig is. Deze regels hebben het label 'Datum', 'Onderwerp', 'Aan' en 'Van'. Het onderwerp moet op zijn minst 'Verloren bestanden' zeggen, maar kan ook beschrijven welke bestanden verloren zijn gegaan.
Leg het onderwerp kort in de eerste paragraaf direct onder de kop uit. Dit moet zeker bevatten welke bestanden verloren zijn gegaan, zoals bestanden voor een specifieke klant of project. Het kan ook bevatten hoe u denkt dat de bestanden verloren zijn gegaan, waar ze zich bevinden en hoe urgent het is om ze te vinden.
Beschrijf meer over het probleem in de volgende sectie. Krijg meer informatie over de verloren bestanden op dit punt. U kunt details opgeven over de client of het project waar de bestanden voor zijn of meer informatie over hoe de bestanden door werknemers kunnen worden bekeken. Geef op dat moment een specifieke datum op waarop de bestanden moeten worden gevonden.
Vertel de ontvangers van de memo precies wat je wilt dat ze doen in het laatste deel. Dit moeten specifieke actie-items zijn, zoals zoeken in database X of door al uw persoonlijke bestanden gaan voor het geval u de verloren bestanden op uw bedrijfscomputer of flashstations hebt opgeslagen. Herhaal de datum waarop de bestanden moeten worden gevonden.
Proeflezen de memo. Zorg ervoor dat je geen gevoelige informatie hebt over de bestanden die er geen geschreven verslag van zou moeten zijn. Zorg er ook voor dat je het belang van het duidelijk vinden van de verloren bestanden hebt gearticuleerd.
