Wanneer u een vergadering in een hotel plant, moet u ervoor zorgen dat de verkoopafdeling de behoeften van uw groep op de juiste manier vastlegt, zodat u niet overladen raakt. Uw contactpersoon bij het hotel zal een groepsreservering voor uw vergadering maken om deze met andere afdelingen te delen en ervoor te zorgen dat alles wat u in het hotel nodig heeft, wordt verstrekt. Een groepsoverzicht is een profiel dat het doel van uw organisatie voor ontmoeting in het hotel, het aantal aanwezigen, het aantal slaapkamers en vereiste parkeerplaatsen, catering en andere functionele behoeften van het hotel omvat. Dit profiel moet ongeveer 14 dagen vóór uw evenement worden gemaakt, dus zorg ervoor dat uw tijdlijn hieraan voldoet.
Schrijf alles op dat u nodig heeft voor de vergadering en geef het door aan uw verkoopcontact om ervoor te zorgen dat het hotel over de middelen beschikt om aan uw behoeften te voldoen. Maaltijden, snacks, parkeerplaatsen, brainstormruimten en overnachtingskamers zijn voorbeelden van items die u moet delen met de verkoopcontacten. Dit geeft hem een eerste idee voor uw visie op de vergadering en de rol van het hotel om deze soepel te laten verlopen. Hij kan u een standaardformulier verstrekken dat u moet invullen om deze informatie vast te leggen.
Maak vervaldatums voor deelnemersregistratie-registraties met betrekking tot de tijdlijn die uw hotelverkoopcontact nodig heeft om het personeel te informeren over uw vergaderbehoeften. Gebruik incentives om vroegtijdige registratie aan te moedigen, inclusief korting op registratiekosten of voordelen voor conferenties. Zorg ervoor dat deelnemers weten wat er beschikbaar is voor gebruik in het hotel en overweeg het opnemen van extra activiteiten op uw formulier. Spabehandelingen, niet-vergaderdiners en excursieactiviteiten zijn items die u zou kunnen opnemen als het hotel over de middelen beschikt om deze te bieden en ze voldoen aan de reikwijdte van uw vergadering.
Communiceer met uw verkoopcontact zodra u uw definitieve vervaldatum overschrijdt om er zeker van te zijn dat hij een telling heeft van de mensen die aanwezig zijn en wat er van het hotel nodig is. Baseer extra nummers op de communicatie die u ontvangt van potentiële deelnemers die willen deelnemen, maar die willen registreren op locatie en historische nummers voor registratie op locatie.
Vraag een beoordeling van uw groep CV twee weken voorafgaand aan uw vergadering. Tegen die tijd is de groeps-cv gemaakt en klaar om te worden gedeeld met de rest van het hotel. U wilt ervoor zorgen dat de nummers en activiteiten die door de verkoopcontactpersoon zijn vastgelegd, overeenkomen met uw nummers en activiteiten die voor de vergadering zijn gepland. Stel vragen om ervoor te zorgen dat u elk regelitem begrijpt dat u aan het beoordelen bent. Breng onmiddellijk eventuele discrepanties onder de aandacht van uw verkoopcontact.
Controleer uw factuur van het hotel en vergelijk deze met de informatie die u hebt beoordeeld in uw groepsoverzicht en de registratiegegevens van uw organisatie nadat de vergadering is voltooid. Controleer op onnauwkeurigheden en overbetalingen. Als u een probleem vindt, neemt u contact op met uw verkoopcontact en de verkoopmanager, zodat ze dienovereenkomstig kunnen worden gecorrigeerd.
Tips
-
Vraag een fysieke kopie van uw groeps-CV vóór uw vergadering om in uw administratie te houden. Bekijk de CV-formulieren van de voorbeeldgroep om een idee te krijgen van wat de hotelverkoopafdeling van tevoren nodig heeft. Communiceer alle belangrijke wijzigingen die van invloed zijn op uw aanwezigheid bij vergaderingen zo snel mogelijk.
