Iedereen weet dat het een slecht idee is om te klagen over je baas op de e-mail van je bedrijf, maar de meeste mensen hebben geen idee in hoeverre werkgevers deze dagelijks controleren. Tegenwoordig houden bedrijven nauwlettend in de gaten hoe hun werknemers de werkdag doorbrengen - van de websites die ze bezoeken tot de telefoontjes die ze maken. En er zijn niet veel medewerkers die eraan kunnen doen.
De enige echte manier waarop u een schijn van privacy kunt handhaven, is zich bewust zijn van hoe en waarom uw werkgever u controleert en van plan is.
Een volledige 60 tot 80 procent van de tijd die medewerkers op het werk op internet doorbrengen, houdt geen verband met hun eigenlijke baan.
2013 Staatsuniversiteit van Kansas
Waarom controleren werkgevers u?
Van McDonald's tot Bank of America, bijna elk bedrijf neemt in hun handboek of oriëntatie een ondertekende overeenkomst op dat zij hun werknemers op een of andere manier zullen controleren. "Monitoring software is bedoeld als een back-up voor werkgevers om ervoor te zorgen dat werknemers hun werk doen en niet worden afgeleid," vertelde Edward M. Kwang, de president van MySammy, bedrijf voor het meten van productiviteitsmetingen.
Werkgevers hebben goede redenen om zich zorgen te maken over de productiviteit. Volgens een onderzoek van de Kansas State University in 2013 heeft 60 tot 80 procent van de tijd die werknemers op het internet op het werk doorbrengen geen betrekking op hun eigenlijke baan.
Bedrijven volgen ook de werkgewoonten van hun werknemers om juridische problemen te voorkomen. "Bezorgdheid ten opzichte van rechtszaken en de rol die elektronisch bewijsmateriaal speelt in rechtszaken en onderzoeken naar regelgeving heeft meer werkgevers aangespoord om online activiteiten te controleren," vertelde Nancy Flynn, directeur van het ePolicy Institute, aan AOL. Volgens een ePolicy-enquête van American Management Association uit 2009, zegt een procent van de werkgevers dat ze voor de rechtbank zijn gedaagd wegens e-mails van werknemers, terwijl 2 procent van de werkgevers de instant messages van werknemers moest doorgeven aan de rechtbank - twee keer zo veel als veel als in 2006.
Bedrijven maken zich ook zorgen over het verkeerd gebruiken van bedrijfsinformatie door medewerkers of risicovol gedrag, zeggen experts. Ze zouden moeten zijn: veertien procent van de ondervraagde werknemers gaf toe dat ze vertrouwelijke informatie over hun bedrijf naar externe partijen hebben gemaild en 9 procent heeft bedrijfse-mails gebruikt om seksuele, pornografische of romantische inhoud te verzenden, volgens de AMA-enquête.
Website Monitoring
Om ongepast internetgebruik tijdens werkuren te voorkomen, bewaakt 66 procent van de bedrijven internetverbindingen - wat betekent dat ze controleren wanneer je aan en uitlogt en welke sites je bezoekt - terwijl 65 procent software gebruikt om ongepaste websites te blokkeren, volgens een 2007 Electronic Monitoring & Surveillance Survey door de AMA en het ePolicy Institute. Bedrijven die websites blokkeren houden zich over het algemeen bezig met inhoud voor volwassenen, gamen, sociale netwerken, entertainment, sport en winkelen.
"Over het algemeen bepalen grotere organisaties de websites die werknemers kunnen bezoeken op netwerkniveau", zegt Kwang. "Aan de andere kant hebben kleinere organisaties de neiging om te kiezen om de online activiteiten van hun werknemers te controleren in plaats van volledig blokkerende sites."
E-mail monitoring
De meeste bedrijven hebben een beleid geschreven waarin staat dat ze uw e-mail kunnen controleren, inclusief persoonlijke e-mails die op bedrijfscomputers worden verzonden. De Electronic Communication Privacy Act beperkt dit, maar zegt dat zolang werkgevers toestemmingsformulieren opnemen in werknemershandboeken, dit is toegestaan.
Volgens het AMA-onderzoek bewaakt en bewaart bijna de helft van alle werkgevers computerbestanden en e-mails. Van die bedrijven gebruikt 73 procent programma's om e-mails van werknemers automatisch te doorzoeken, terwijl 40 procent iemand speciaal inhuurt om e-mails van werknemers te beoordelen.
"Een klassieke fout is dat je door het overschakelen naar je persoonlijke account privacy hebt", zegt Lewis Maltby, auteur van het auteursrechtboek "Can They Do That That?" "Als je een e-mail verstuurt, gaat het via je bedrijfsserver. Als ze e-mail controleren, wordt de persoonlijke e-mail gecontroleerd, net als de zakelijke e-mail. "Met andere woorden, niets dat u op een werkcomputer doet, is privé - niets.
keylogging
Werkgevers gebruiken ook keylogging-programma's die de toetsaanslagen van werknemers registreren om de productiviteit bij te houden. Uit de AMA-studie van 2007 bleek dat 45 procent van de werkgevers keylogging-programma's installeert, waardoor ze toegang hebben tot al het type werknemers, inclusief hun wachtwoorden. De Stored Communication Act en de Federal Wiretap Act bieden beperkte bescherming voor de privacy van werknemers, maar werkgevers komen er over het algemeen wel mee weg.
Social Media Monitoring
Bedrijven hebben ook de vinger gepikt van die kleine trend, sociale media genoemd, en de meesten hebben een beleid voor sociale media in hun werknemershandboeken, dat veel mensen alleen maar uitlichten als ze worden aangenomen. Het AMA-rapport uit 2007 gaf aan dat 12 procent van de bedrijven de opmerkingen van werknemers over het bedrijf bewaakt op blogs en prikborden en nog eens 10 procent sociale netwerksites controleert.
Sommige werkplekken hebben zelfs potentiële medewerkers nodig gehad om hun wachtwoorden voor sociale media te laten zien om te worden doorgelicht, hoewel de praktijk in sommige staten is verboden.
Telefoon opnemen
Iedereen heeft een bedrijf gebeld om te horen "deze oproep kan worden opgenomen voor kwaliteitsgarantiedoeleinden", en in veel gevallen is telefoonregistratie van werknemers gewoon voor klantenservice, wat is toegestaan volgens de federale afluisterregels.
In de meeste staten is het bedrijven toegestaan om telefoongesprekken met werknemers op te nemen, zolang een partij daarmee instemt. En de kans is groot dat er een toestemmingsformulier in het werknemershandboek staat. Volgens het AMA-onderzoek bewaakt 45 procent van de bedrijven ook het telefoongebruik en de gebelde nummers, terwijl 16 procent telefoongesprekken opneemt. Nog eens 9 procent voicemailberichten van de monitor.
Video-opname
Verrassend genoeg is video-opname meestal de minst ingrijpende vorm van werknemersobservatie. Uit het AMA-rapport blijkt dat 48 procent van de ondervraagde bedrijven video-monitoring gebruikt om diefstal, geweld en sabotage te voorkomen, terwijl slechts 7 procent video gebruikt om het timemanagement van werknemers bij te houden.
Videobewaking is echt afhankelijk van de industrie, legt Todd Frederickson uit, managing partner van het kantoor in Denver van arbeids- en werkgelegenheidsbureau Fisher & Phillips. "Een beperkter aantal werkgevers maakt gebruik van videobewaking - meestal werkgevers met groothandels of winkelartikelen of waar veiligheid en beveiliging een bijzonder probleem zijn."
De gevolgen
Wat kunt u doen om uzelf te beschermen?
Er is niet echt veel personeel dat kan doen aan het toezicht van hun bedrijven, omdat de wet over het algemeen aan de kant van de werkgever staat.
"De federale wetgeving geeft werkgevers het wettelijke recht om alle computeractiviteiten te controleren", zegt Flynn. "Het computersysteem is eigendom van de werkgever en de werknemer heeft absoluut geen redelijke verwachtingen van privacy bij het gebruik van dat systeem."
De bottom line is, als u een bedrijfsapparaat gebruikt, verwacht geen privacy. Daarom zijn veel medewerkers begonnen met het gebruik van persoonlijke apparaten zoals smartphones en tablets om gedurende de werkdag niet-werkgerelateerd internetgebruik te plegen.
