Organisaties en bedrijven van elke omvang kunnen profiteren van een logboeksysteem om vitale telefoontjes en contactinformatie bij te houden. Professionals zoals advocaten en accountants vertrouwen bijvoorbeeld op telefoonlogboeken om gegevens van klanten bij te houden en om de hoeveelheid factureerbare tijd op te nemen die aan elke klant wordt besteed.
Basic Phone Log Methods
Gebruik telefoonlogboeken om inkomende en uitgaande telefoongesprekken bij te houden. Gegevens over klanten registreren, zoals zakelijke en mobiele telefoonnummers, e-mail- en website-informatie. Voor traditionele telefoonlogboeken bewaart u de gegevens door deze op een veilige plaats buiten het bereik van het publiek te bewaren wanneer deze niet wordt gebruikt. Houd op een elektronisch systeem berichten veilig door de blootstelling aan de gegevens te beperken en een wachtwoord te installeren. Als het kantoor een receptioniste heeft, integreer dan het telefoonlogboek met haar zodat oproepen tijdig en efficiënt worden beantwoord. Geef haar toegang tot de inboxen van gebruikers zodat ze eenvoudig berichten kunnen controleren.
Geavanceerde mogelijkheden
Regelen voor toegang op afstand en doorsturen van het telefoonlogboek vanaf uw mobiele telefoon of computer. Integreer tekstberichten en e-mail in het telefoonlogboeksysteem voor meer flexibiliteit. Organiseer telefoonberichten in persoonlijke mappen voor eenvoudige toegang. Stel openbare mappen in als u de gegevens met de rest van het kantoor wilt delen. Stel meldingen in zodat je berichten ontvangt zodra ze binnenkomen. Plaats niet-urgente oproepen in een map voor het beste tijdmanagement. Breng een systeem tot stand om alle telefoontjes binnen een redelijke tijd terug te sturen en stel herinneringen in zodat geen belangrijke oproep wordt vergeten. Zorg voor een effectief back-upsysteem dat distributiegroepen meldingen ontvangen.
Traditionele telefoonlogboeken
Gebruik een traditioneel telefoonlogsysteem door informatie op te schrijven op een pad dat is ontworpen om bellers en hun informatie bij te houden. Sommige telefoonlogblokken worden geleverd met een carbon om automatisch een duplicaatrecord te maken voor opslag. Vóór het elektronische tijdperk hielden leidinggevenden, kantoormedewerkers en personen telefoongesprekken bij door namen, nummers en andere informatie op te schrijven over afzonderlijke stukjes papier of pads die voor dit doel waren ontworpen.
MyWorkTools
Overweeg het gebruik van MyWorkTools, dat een Word-sjabloon biedt als een telefoonlog voor inkomende en uitgaande gesprekken. De tool kan worden gebruikt als tijdmeet- en productiviteitsmeetsysteem dat de datum en tijd van elk telefoongesprek, het gekozen nummer en de lengte van het gesprek, evenals het doel van de oproep bijhoudt. De tool kan tijd besparen omdat het niet langer nodig is om gemiddeld twee uur of langer door te brengen om een vergelijkbaar telefoonlogboek handmatig te maken.
PhonePad Electronic System
Download de gratis proefversie van het PhonePad-systeem, dat een Windows-toepassing gebruikt om alle telefoonoproepinformatie in één postvak op te slaan. Gekleurde pictogrammen en codering bieden herkenning van instant-status en berichten zijn gerangschikt om aan te geven of ze nieuw zijn, gelezen of moeten worden opgevolgd. Het PhonePad ziet eruit als papierboodschappen voor een intuïtieve gebruikersinterface. De berichten worden ondersteund door tekstopmaak in verschillende lettertypen, kleuren, stijlen en grootten. Meerdere berichten kunnen tegelijkertijd worden geopend en SMS-berichten worden ook ondersteund. Het ingebouwde adresboek slaat de gegevens van vorige beller op.
PDA of mobiele telefoon logs
Gebruik een telefoonlog dat is ontworpen voor uw PDA of mobiele telefoon, zoals PhoneLog 2.0, voor het mobiele telefoontoestel van PalmPilot. PhoneLog houdt alle ontvangen telefoonboodschappen bij en blijft voor anderen achter. Bovendien kan eenvoudig een lijst worden gemaakt die snel toegankelijk is voor terugkomende oproepen. De PhoneLog biedt een volledig overzicht van gesprekken. Het systeem is ook aanpasbaar en kan gemakkelijk worden geïntegreerd.
