Als uw bedrijf het nieuwe kind van het vak is, kunt u het niet zomaar aan het toeval overlaten of mond-tot-mond reclame maken dat klanten, verkopers en de pers een pad naar uw deur beginnen te vinden. Of uw introductiebrief wordt bezorgd door de postbode of via internet, de toon moet een balans zijn van warme benaderbaarheid en coole professionaliteit, waardoor uw lezers een verbinding persoonlijk willen nastreven en meer te weten willen komen over wat u doet.
Items die je nodig hebt
-
Professioneel briefpapier
-
enveloppen
-
Printer
Onderzoek uw doelgroep en de meest kosteneffectieve en geschikte manier om ze te bereiken, zegt Kenneth Roman en Joel Raphaelson, auteurs van 'Writing That Works; Effective communicatie in het bedrijfsleven'. Hoe meer u weet over de opleiding, het inkomen, de levensstijl en het koopgedrag van uw kerndemografie, hoe beter u tekst en afbeeldingen kunt afstemmen die resoneren. Houd er rekening mee dat de methode en timing van uw bezorging gebaseerd zijn op de vraag of u hen op de hoogte stelt van een datumspecifieke gebeurtenis zoals een grootse opening of hen adviseert over opwindende producten en diensten die zij in de toekomst nodig kunnen hebben. In het laatste geval is het waarschijnlijk dat een papieren versie langer houdbaar is dan e-mailcorrespondentie.
Omarm de kunst van "de lift speech", suggereren Lena Claxton en Alison Woo, auteurs van "How to Say It: Marketing with New Media: een gids voor het promoten van uw kleine onderneming met behulp van websites, e-zines, blogs en podcasts." Als u persoonlijk een nieuwe klant ontmoet, verwijst dit naar de hoeveelheid tijd die u nodig hebt om hen te overtuigen in de loop van een liftrit. Bedenk dat de meeste mensen diezelfde korte duur van het lezen van een marketingbrief besteden en bepalen of de inhoud relevant is voor hun leven. Maak een lijst van de drie belangrijkste dingen waarvan u wilt dat uw lezers ermee wegkomen uit uw brief voordat u begint met het samenstellen ervan. Volgens Roman en Raphaelson is het van cruciaal belang om de aandacht strak te houden en informatie-overload te vermijden. Als u probeert uw lezers meer dan drie elementen te onthouden, zullen ze waarschijnlijk uiteindelijk geen van hen onthouden.
Begin je brief met een sterke haak om de aandacht van je lezers te trekken. Succesvolle introductiebrieven openen vaak met een vraag, een verrassende statistiek of een korte anekdote die de ontvanger aanmoedigt om meer te lezen. Voorbeelden:
Wat als u iedereen op uw vakantielijst kon tevredenstellen voor een totaalbedrag van minder dan $ 100?
Achtentwintig procent van de eigenaren van kleine bedrijven zoals jijzelf hebben hun identiteit gestolen en weten het niet eens.
Toen ik 9 was, woonden we boven een kaaswinkel en ik dacht dat het de beste baan ter wereld zou zijn om er een te bezitten. Twintig jaar later kan ik gelukkig bevestigen dat het echt zo is. Met slechts één bezoek aan Cheese Please, ik denk dat je ook zult lachen.
Projecteer een toon in uw correspondentie die geschikt en consistent is met de aard van het bedrijf. Wat uw klanten in gedrukte vorm lezen, zou moeten zijn wat zij ook persoonlijk van u en uw werknemers kunnen verwachten. Neem bulletpoints op om de aandacht te vestigen op specifieke aandachtspunten over u en uw bedrijf. Markeer wat uw bedrijf onderscheidt van de concurrentie op het gebied van unieke producten, lagere kosten, veiligheidskenmerken, gebruiksgemak, garanties en tijdbesparende componenten. Vertrouw op het project en creëer een oproep tot actie, zoals het bijwonen van een open huis, het maken van een afspraak, het inwisselen van een kortingsbon of het invullen van een korte vragenlijst.
Roep iemand op die onbekend is met uw bedrijf om uw brief te beoordelen op leesbaarheid, organisatie en interesse in inhoud. Controleer uw materiaal grondig om ervoor te zorgen dat het vrij is van fouten en dat uw contactgegevens volledig zijn.
Tips
-
Jan Norman, auteur van "Wat niemand je ooit vertelt over het starten van je eigen bedrijf: real-life startup-advies van 101 succesvolle ondernemers", beveelt het gebruik van e-mails voor opt-in aan als een eenvoudige manier om een klantenlijst samen te stellen. Een brief waarin uw bedrijf wordt geïntroduceerd, mag niet meer dan één pagina bevatten, hoewel het toegestaan is om een visitekaartje, antwoordkaart of brochure in dezelfde mailing op te nemen.
Waarschuwing
Gebruik spaarzaam humeur en vermijd de opname van vakjargon dat buitenstaanders misschien niet kent.
