Niemand houdt van slecht nieuws te geven, vooral aan werknemers. Wanneer het bedrijf echter niet beschikbaar is, is het vaak nodig om mensen af te zetten of uren te besparen. Deze berichten zijn bijzonder moeilijk om in een brief te schrijven, omdat het kan lijken alsof de ontvangers boos en boos zijn, ongeacht hoe je de feiten vermeldt. Gelukkig kun je met wat planning een brief schrijven die de werknemers gemakkelijk maakt en ze helpt te begrijpen hoe moeilijk je beslissing om hun uren te verminderen is.
Typ de datum. Sla een spatie over. Als u een brief aan elke individuele medewerker personaliseert, gebruikt u de functie Afdruk samenvoegen in uw tekstverwerkingsprogramma om de namen en adressen toe te voegen. Als alternatief kunt u het interne adres volledig weglaten en een algemene brief schrijven als u gewoon te veel werknemers hebt om gepersonaliseerde kopieën te maken.
Open de brief door 'Beste (werknemernaam invullen)' in te typen gevolgd door een dubbele punt. Als u een algemene brief schrijft, typt u 'Geachte gewaardeerde werknemer' gevolgd door een dubbele punt.
Begin de brief door achtergrondinformatie te geven. Leg uit dat het bedrijf geld verliest en wat je hebt geprobeerd te doen om de achteruitgang tegen te gaan. Schrijf in duidelijke taal maar voldoende gedetailleerd zodat de werknemers begrijpen dat het bedrijf moeilijke tijden kent. Noem de verminderde uren in de eerste alinea niet, omdat de werknemers dan waarschijnlijk gewoon zullen stoppen met lezen en u de mogelijkheid om de situatie uit te leggen verliest of probeert om hun goodwill te behouden.
Leg de reductie in uren in de tweede alinea uit. Wees specifiek. Hoeveel uur kunnen de werknemers verwachten elke week te verliezen? Wanneer komen ze terug naar hun normale schema, indien van toepassing? De medewerkers zullen veel vragen hebben en ze nu aanpakken zal verwarring en telefoontjes naar het kantoor voorkomen.
Benadruk het goede nieuws, indien van toepassing. Als u bijvoorbeeld uren verkort om te voorkomen dat iemand wordt afgezet, vermeld dat dan. Als u een strategie heeft waarvan u denkt dat deze uw bedrijf binnenkort weer in het zwart krijgt, laat dan medewerkers uw optimisme voelen. Zelfs als het goede nieuws relatief klein is, zal het de medewerker helpen om te voelen dat je zijn of haar eigen belangen behartigt.
Geef actiegegevens in de laatste alinea. Als de werknemers iets moeten doen, zoals extra papierwerk invullen, laat het hen dan weten. Bedank hen voor hun steun in dit moeilijke proces.
