Een prestatierapport is een waardevol bedrijfsinstrument. Hiermee kunt u de prestaties van medewerkers documenteren en volgen. Het is belangrijk om deze rapporten zorgvuldig te schrijven, omdat ze katalysatoren kunnen zijn om meer positief of negatief gedrag van werknemers aan te moedigen. Een goed geschreven prestatierapport combineert informatie, analyse, eerlijkheid en tact.
Centreer uw rapport rond meerdere waarnemingen waarvoor u gegevens hebt. Het is belangrijk om opmerkingen over werknemers bij te houden voordat u het rapport schrijft en vervolgens informatie uit die opmerkingen te halen om het rapport samen te stellen. Zorg ervoor dat de waarnemingen uit de eerste hand waren en geen geruchten. Een voorbeeld van een observatie uit de eerste hand is misschien een notitie die je hebt geschreven en ingediend toen je merkte dat een werknemer 30 minuten te laat aankwam om op een specifieke datum te werken.
Schrijf over gedrag dat specifiek gerelateerd is aan het werk dat wordt gedaan. Werkgerelateerd gedrag omvat interacties met collega's, aandacht voor detail, kwaliteit van het papierwerk, algemene houding en stiptheid.
Centreer uw rapport over gedrag dat mondeling met de werknemer is besproken. Uw opmerkingen mogen geen totale verrassing zijn voor de werknemer.
Richt u op het positieve, maar zorg ervoor dat u ook eventuele negatieve gebeurtenissen objectief vermeldt, indien nodig. Je zou bijvoorbeeld iets kunnen schrijven als: "De heer Jones onderhoudt positieve interacties met zijn collega's, hij blijft te laat indien nodig om een baan te voltooien, hij heeft problemen gehad om op tijd op het werk aan te komen, zoals blijkt uit waarnemingen gedaan op 11, 20 en 27 juni."
Wees bondig en specifiek. Citeer voorbeelden van specifieke incidenten. Zich onthouden van wandelen. Een slecht voorbeeld hiervan is iets als: "Mevrouw Smith doet het niet goed op het werk, ze lijkt gewoon een slechte fit voor de functie.Ik weet niet wat de toekomst kan inhouden als ze dat niet kan. … "Een beter voorbeeld zou zijn," mevrouw Smith heeft bij meerdere gelegenheden grieven tegen haar gekregen van twee verschillende medewerkers over haar beledigende en respectloze speech."
Koppel het prestatierapport aan eerdere rapporten. Geef gebieden aan die mogelijk verbeterd, verslechterd of gelijk gebleven zijn. U zou bijvoorbeeld kunnen schrijven: "In het laatste kwartaal waren de productieaantallen van de heer Thompson 75 procent lager dan wat het bedrijf acceptabel achtte, maar sinds zijn laatste evaluatie is zijn productie drastisch verbeterd en voldoet hij nu aan de normen van het bedrijf."
Communiceer waardering voor positieve gedragsgebieden. Je zou iets kunnen schrijven als: "De positieve houding van mevrouw Brown beïnvloedt de mensen om haar heen en maakt van de werkplek een betere omgeving."
Geef feedback over hoe u zwakkere gebieden wilt verbeteren. Koppel het rapport aan toekomstige doelen. Je zou bijvoorbeeld kunnen schrijven: 'Meneer Hartzog heeft zijn wekelijkse lesplannen vier keer niet ingeleverd en tijdens het volgende semester zou de adminsration hem graag elke vrijdag zijn lesplannen willen laten zien.'
Schrijf het rapport wanneer u zich in een positieve gemoedstoestand bevindt. Zorg ervoor dat u het rapport minstens enkele uren na het schrijven nakijkt om mogelijke revisies op te vangen die moeten worden aangebracht.
Moedig medewerkers aan om met u te communiceren over een rapport zodra zij het hebben ontvangen als zij dit wensen. Gebruik de analyse als een kans om positief samen te werken aan persoonlijke verbetering, maar ook aan verbetering voor het bedrijf als geheel.
