Een goed geschreven memo kan u helpen snel toestemming te verkrijgen om computers aan te schaffen voor uw bedrijf of organisatie. In de memo moet duidelijk worden vermeld dat de computers nodig zijn, waarom de aankoop nu moet worden gedaan en duidelijk mogelijke alternatieven aangeven. De memo moet gebaseerd zijn op zakelijke redenen en niet op persoonlijke wensen.
Verzamel informatie over de huidige staat van de computers van uw organisatie. Zoek uit of er voldoende computers zijn voor alle leden van de organisatie, hun werkconditie en wanneer ze zijn gekocht. Ontdek de originele aankoopprijs en vergelijk deze met de huidige prijzen. Verzamel gegevens over geld besteed aan reparaties. Documenteer de kwaliteit van de apparatuur en of deze verouderd is. Interview mensen die de huidige computers gebruiken. Vraag naar hun sympathieën en antipathieën. Vraag of ze vonden dat hun computers thuis beter waren dan hun kantoorcomputers, en zo ja, waarom.
Neem contact op met uw collega's in andere organisaties. Verzamel zoveel mogelijk intelligentie als je kunt over de computers die ze gebruiken, hoe lang ze al in gebruik zijn en eventuele plannen voor upgrades.
Overweeg het gebruik van de gegevens die u hebt verzameld om een SWOT-analyse te voltooien. SWOT staat voor sterke en zwakke punten, kansen en bedreigingen. Een SWOT-analyse is vooral handig wanneer u een grote aankoop voor een grote organisatie probeert te verantwoorden. Als u echter een SWOT voorbereidt voor een beslissing, kunt u een beter argument opbouwen. Een SWOT-analyse zal u helpen bepalen hoe sterk uw computertechnologie vandaag is, wat de zwakke punten zijn en mogelijkheden voor verbeteringen. Het zal ook de bedreigingen beoordelen, zoals hoe uw bedrijf achterloopt op de tijd en zaken verliezen met concurrenten als het doorgaat met verouderde technologie. Tenslotte, verzamel prijsinformatie van verschillende leveranciers.
Schrijf de notitie met behulp van alle gegevens die u nodig hebt. Zorg ervoor dat u zich concentreert op de businesscase voor de aankoop; de daadwerkelijke bestelling komt later. Strijd duidelijk en overtuigend. Presenteer de memo en verkrijg goedkeuring.
