Fraude is geen misdaad die zich in de openbaarheid voordoet en incidentele interne of externe audits zijn niet langer voldoende om fraude binnen een boekhoudsysteem op te sporen. Om fraude het best te voorkomen, moet een bedrijf bekend zijn met alle soorten fraude die kunnen plaatsvinden, zodat het geschikte auditprogramma's kan opzetten. Een bedrijf moet het risico van fraude bespreken met alle leidinggevenden en medewerkers, fraude testen en op de hoogte zijn van het vermogen van het management om fraudecontrolesystemen te negeren. Ongewone transacties, of 'rode vlaggen', in een boekhoudsysteem zijn over het algemeen de eerste aanwijzing voor frauduleus gedrag binnen een bedrijf.
Let op geld- en investeringsdiefstal in de vorm van skimmen of diefstal. Volgens de website Accounting Financial Taxation zijn fraude in de vorm van contant geld en investeringsdiefstal vaak het meest bekend, maar het resultaat is dat de kleinste bedragen worden gestolen in vergelijking met andere vormen van fraude. Skimming gebeurt wanneer een werknemer geld neemt, meestal een beetje tegelijk, voordat het in het boekhoudsysteem wordt geregistreerd of vervalsingen en bankdeposito's vervalst. Dit gebeurt wanneer een medewerker geld inneemt nadat het in het boekhoudsysteem is geregistreerd, met cheques heeft geplet of betrokken is bij misleidende leveranciersprogramma's. Accountant Joel B. Charkatz, in een artikel voor Lorman Education Services, stelt dat boekhouders en bedrijven die toegang hebben tot de financiële administratie van een bedrijf meestal de personen zijn die schuldig zijn bevonden aan dit soort fraude. U kunt deze vorm van fraude opmerken als u merkt dat kleine hoeveelheden geld periodiek ontbreken.
Zoek naar discrepanties in personeelskostenrekeningen. Een medewerker die fraude pleegt, kan nep-bonnetjes inleveren en deze als zakelijke kosten declareren, om terugbetaling vragen voor items die niet zijn goedgekeurd, de kosten van een aankoop opdrijven als er geen bonnetjes zijn of meer dan één keer voor dezelfde kosten om terugbetaling vragen. Andere manieren waarop een werknemer geld van een bedrijf kan stelen, zijn onder andere het niet terugbetalen van voorschotten of het gebruik van bedrijfscreditcards voor persoonlijk gebruik. In een groot bedrijf kunnen verschillen in declaratierekeningen als gevolg van fraude klein lijken, maar met grote hoeveelheden kunnen toenemen. Om fraude in personeelskosten te detecteren, hebt u ontvangstbevestigingen nodig voor alle vergoedingsverzoeken en stelt u controles in die gedetailleerde overzichten van alle aankopen vereisen.
Vind de opzettelijke vervalsing van financiële gegevens met interne audits. Een onjuiste voorstelling van financiële rapporten is nog steeds fraude, zelfs als de activa niet zijn gestolen, omdat de informatie beleggers misleidt en de prijs van de aandelen van een bedrijf beïnvloedt. Accounting Financial Taxation beveelt aan om naast interne audits ook gebruik te maken van externe auditors om volledige audits uit te voeren.
Detecteer kickbacks van leveranciers of frauduleuze betalingen door ongewoon hoge inkoopprijzen of een onbekende leverancier op te merken. Medewerkers die belast zijn met het doen van bedrijfsaankopen kunnen leveranciers om een smeergeldvergoeding vragen voor gezamenlijk zakendoen, wat ertoe leidt dat een bedrijf meer dan normaal betaalt voor goederen. Een bedrijf kan dit type fraude detecteren door de marktwaarde van de door hem gekochte benodigdheden te kennen in vergelijking met de prijs die het heeft betaald.
Als alternatief kan een bedrijf betalingen doen aan leveranciers of werknemers die niet bestaan. Charkatz verklaart dat dit type fraude moeilijker op te sporen is in grote bedrijven met honderden mensen en contracten met verschillende leveranciers. Het controleren van inkooporders en betalingsverzoeken tegen een actueel aanbod van werknemers en gecontracteerde leveranciers kan echter helpen bij het opsporen en voorkomen van fraude in een boekhoudsysteem.
