Veel organisaties hebben problemen en om een memo te schrijven over het oplossen van een probleem moet u specifieke stappen volgen.. Voordat je een memo kunt schrijven, heb je alle informatie over het probleem nodig, evenals de betrokken personen. Soms is het oplossen van een probleem een kwestie van communicatie verbeteren.
Bepaal of definieer het probleem is. Uw memo moet beginnen met een probleemstelling. Dit is een snelle samenvatting van wat het probleem is. Zorg ervoor dat u deze informatie in de eenvoudigste bewoordingen plaatst, zodat alle betrokkenen het probleem begrijpen.
Ontdek mogelijke oorzaken van het probleem. Uw actieplan kan gericht zijn op het elimineren van de oorzaken.
Schrijf uit wie en wat wordt beïnvloed door het probleem. Maak een lijst van alle getroffen personen en afdelingen en leg uit hoe. Een ontoereikend computersysteem heeft bijvoorbeeld invloed op de klantenservice omdat het niet in staat is om oproepen zo snel te beantwoorden. Dit kan de winstgevendheid van een bedrijf verminderen, omdat een slechte klantenservice een verlies van marktaandeel kan veroorzaken.
Maak een lijst van de mogelijke oplossingen voor het probleem. Een oplossing kan een volledige upgrade van het computersysteem zijn. Een andere mogelijke oplossing is het inhuren van meer vertegenwoordigers van de klantenservice om het teveel aan gesprekken te verwerken vanwege een slecht systeem. Schrijf zoveel mogelijk oplossingen voor het probleem op als je kunt bedenken.
Beveel de best mogelijke oplossing aan. Leg uit waarom de gekozen methode de beste is. Bepaal wie zal helpen het te implementeren. Uw aanbeveling moet de gemaakte kosten omvatten. Zorg ervoor dat de oplossing een start- en eindtijd heeft. Geef een overzicht van de personen of afdelingen die zullen deelnemen aan de oplossing.
