Het communiceren van een opdracht voor extra taken via een interne bedrijfsnota is een goede manier om verantwoording af te leggen en ervoor te zorgen dat uw werknemer nieuwe taken begrijpt. Net zoals u met andere zakelijke memo doet, moet u deze kort en eenvoudig houden door alleen zoveel informatie op te nemen als nodig is voor de werknemer om de instructies te begrijpen.
Memo-indeling
Schrijf een duidelijke, beschrijvende titel. Als u de notitie per e-mail verzendt, voert u ook de titel in het onderwerpveld in, tagt u de e-mail met een vlag van groot belang en voegt u een leesbevestiging toe. Hoewel u over het algemeen een typische memo-indeling moet volgen door een koptekst, een openingsinstructie, een taaksegment en afsluitende, discussie- en samenvattingssecties op te nemen, zijn deze doorgaans niet nodig. Gebruik in het taakgedeelte een numerieke lijst of opsommingstekens om nieuwe of aanvullende taken te identificeren en te markeren.
Informatie-inhoud
De begin- en taaksegmenten zijn de belangrijkste secties in dit type memo. Geef noodzakelijke achtergrondinformatie in de openingssectie. Vertel de werknemer bijvoorbeeld waarom u extra taken toewijst en wanneer deze nieuwe taken beginnen. Geef data en tijden op voor vergaderingen die kunnen plaatsvinden voordat de werknemer extra taken op zich neemt. Geef indien nodig een contactpunt op waar de medewerker naar kan verwijzen voor vragen. Definieer elke extra taak - duidelijk en volledig - in het taaksegment. Sluit de memo met een kort bedankje en oprechte steunbetuiging.
