Een informeel voorstel is de eerste stap in een project. In wezen is het de bedoeling om de algemene doelstellingen van het project te geven en enkele stappen voor te stellen over hoe het die doelstellingen zal bereiken. Door vast te stellen wat het project is, wat het project gaat doen en hoe het zal presteren, kan het het proces van financiering, personeelstoewijzing en andere formele projectmanagementprocedures opstarten.
Verklaring van Noodzaak
Het informele voorstel van een aannemer om een brug te bouwen, zou moeten beginnen met een verklaring van behoefte. De aannemer opent zijn voorstel door aan te geven wat de ontwikkelaar nodig heeft. Hij constateert niet alleen dat hij een brug nodig heeft, maar ook wat voor brug hij nodig heeft. Deze verklaring van behoefte zal in overeenstemming zijn met de doelstellingen en methodologieën van het project.
In dit geval heeft de ontwikkelaar een brug nodig die zich uitstrekt over een rivier van 400 meter en twee rijstroken aflegt. Deze brug moet binnen twee jaar worden voltooid, omdat de bestaande brug dan niet langer bruikbaar zal zijn.
Doelen en doelstellingen
De aannemer gaat verder met het stellen van brede maar toch specifieke doelen. In dit geval is het doel om binnen 15 maanden een brug te bouwen die voldoet aan de hierboven vermelde behoeften. Met vastgestelde doelen stelt de aannemer specifieke doelen met mijlpalen die aan die doelen voldoen. In dit geval wordt het ontwerp van de brug in drie maanden voltooid; de voorlopige bouw zal onmiddellijk hierna beginnen, met planning, inhuur van personeel en leaseapparatuur.
Doelen zullen bepaalde criteria hebben. Het voorstel moet bijvoorbeeld de "voorlopige constructie" definiëren en een specifieke datum instellen voor de startdatum.
Implicaties
Het informele voorstel gaat vervolgens specifiek over de implicaties. De aannemer zal aangeven waarom hij moet worden aangenomen en hoe zijn brug waardevol zal zijn. In dit geval verwijst hij naar zijn track record van bruggen die hij in het verleden heeft gebouwd, die hij allemaal eerder dan gepland heeft voltooid en de tand des tijds heeft doorstaan.
Plan van aanpak
Ten slotte vermeldt het informele voorstel een actieplan. De aannemer schrijft hoe hij de hierboven vastgestelde doelen zal bereiken. Voor het doel om de brug in drie maanden te laten ontwerpen, zal hij schrijven dat hij al een architect in gedachten heeft die beschikbaar is en een record heeft van het ontwerpen van projecten zoals deze in drie maanden of minder.
De aannemer zal vervolgens elk doel aan een specifiek plan relateren om te laten zien hoe hij de beste aannemer voor de klus is.
