Veel werknemers in de bedrijfswereld zijn goed thuis in het schrijven van een formele zakelijke brief. Als het echter gaat om e-mailversies van diezelfde letter, veranderen de stijl en het formaat enigszins. Het kennen van de juiste etiquette voor een zakelijke brief die via e-mail wordt verzonden, zal niet alleen de medewerker helpen om er professioneler uit te zien, het zal hem ook helpen om zijn punt duidelijk en professioneel over te brengen.
Maak een eenvoudige en beknopte onderwerpregel naar de e-mail. Vermijd veel voorkomende spam-triggers om het bericht naar de Postvak IN van de ontvanger te laten sturen. Veelvoorkomende spam-triggers zijn: 'Gratis', 'Informatie die u heeft opgevraagd' en 'Geweldige aanbieding'. Vermijd ook het gebruik van alle hoofdletters.
Formatteer uw e-mail op dezelfde manier als een formele zakelijke brief. Voeg eerst uw contactgegevens toe. Voer vervolgens de datum van de brief in.Voeg vervolgens het adres van de ontvanger toe. Voeg de aanhef toe en voeg de onderstreepte onderwerpregel toe. Dit kan een herhaling van stap 1 zijn. Schrijf de hoofdtekst en voeg een afsluitingsregel en uw handtekening in. Vergeet niet om een spatie tussen elk deel van de letter te plaatsen.
Maak uw aanhef op basis van uw zakelijke contactpersoon. Neem voor de meest formele contacten de eervolle vermelding (meneer, mevrouw, dr., Enz.) En de achternaam van de ontvanger, gevolgd door een komma. Als de ontvanger een medewerker is, is zijn voornaam gevolgd door een komma acceptabel als hij op die manier normaal door de afzender wordt geadresseerd. Voor onbekende ontvangers is het formele 'Aan wie het kan zorgen': acceptabel.
Tips
-
De meeste e-mailcorrespondentie is niet dit formele tussen collega's en gemeenschappelijke contacten. Het invoegen van het adres en contactgegevens mag alleen worden opgenomen als de verzender en de ontvanger nieuwe contactpersonen zijn, in tegenstelling tot frequente, e-mail corresponderende partners.
Waarschuwing
De vrouwelijke eervolle vermelding (mevrouw, mevrouw en mevrouw) wordt vaak misbruikt wanneer de afzender niet op de hoogte is van de huwelijksstatus van de ontvanger. Het is het beste om mevrouw te veronderstellen, tenzij de huwelijkstatus bekend is bij de afzender.
