De meeste organisaties vereisen dat hun werknemers weten hoe ze bepaalde typen rapporten moeten schrijven. Zo moeten kwaliteitsbewakingsprofessionals kwaliteitsrapporten schrijven. Een kwaliteitsrapport helpt bij het evalueren van de huidige besturingssystemen van de organisatie die zijn ontworpen om de kwaliteit van producten, diensten en processen te waarborgen. Goed georganiseerde kwaliteitsrapporten kunnen door andere professionals worden gebruikt om de producten en processen van de organisatie te verbeteren.
Gebruik uw aantekeningen. Bij het beoordelen van de kwaliteitsborgingsprocessen binnen een organisatie, zou je gedetailleerde aantekeningen moeten maken over wat de processen zijn, hoe ze worden geïmplementeerd door werknemers en hoe effectief ze lijken te zijn.
Gebruik eenvoudige taal in uw kwaliteitsrapport. Korte zinnen en eenvoudige zinnen zijn de ideale manier om uw betekenis over te brengen en ervoor te zorgen dat alle professionals de inhoud van uw rapport gemakkelijk kunnen begrijpen.
Typ het abstract voor uw kwaliteitsrapport. Het abstract is een samenvatting van alle secties van uw rapport. Vat elke sectie samen in ongeveer twee tot vijf zinnen. Het doel is dat iedereen die de samenvatting leest, weet of het lezen van het volledige rapport de moeite waard is.
Voeg een sectie toe voor achtergrondinformatie. Dit moet de afdeling of het proces dat werd geanalyseerd, de mensen die hebben geassisteerd in de analyse en het doel van het kwaliteitsrapport omvatten.
Neem een sectie op voor uw bevindingen. Bij het analyseren van een afdeling of proces moet u letten op hoe de processen zijn voltooid, welke medewerkers erbij betrokken zijn en hoe effectief de processen voor de organisatie lijken te zijn. Al deze details moeten in deze sectie worden opgenomen. Gegevens of berekeningen kunnen afzonderlijk worden vermeld en aan het rapport worden toegevoegd.
Sluit uw kwaliteitsrapport af met een sectie met gevolgtrekkingen. In deze sectie worden uw conclusies en aanbevelingen gegeven voor het verbeteren van de processen die u hebt waargenomen. Geef veel details bij het aanbieden van suggesties. Gebruik waar nodig visuele details, zoals diagrammen en grafieken. Hoe meer details en voorbeelden u in deze sectie kunt geven, des te nuttiger uw kwaliteitsrapport.
