Notulen van vergaderingen zijn essentiële juridische documenten voor non-profitorganisaties, overheidsinstanties, verenigingen en bedrijven. Ze geven een overzicht van het besluitvormingsproces. Minuten zijn verschillend van dicteren. Ze zijn geen woord-voor-woord transcriptie van wat er tijdens de vergadering is gebeurd; in plaats daarvan zijn ze een verslag van wie er heeft deelgenomen, wat er is besproken, welke stemmen er zijn uitgebracht en wat is besloten. De notulen worden meerdere jaren bewaard.
Bereid u voor om nauwkeurige minuten te noteren
Bekijk de agenda van de vergadering. Op deze manier kunt u plannen voor belangrijke agendapunten waarover u notities moet maken. U krijgt ook een idee van hoeveel deelnemers u mag verwachten.
Ontwerp een deelnemersblad. Dit kan zo simpel zijn als een vel papier met de titel van de vergadering en de datum bovenaan met meerdere genummerde regels. U zult dit aan het begin van de vergadering verspreiden om de deelnemers te laten ondertekenen.
Zorg ervoor dat uw opnameapparatuur correct werkt. U kunt ervoor kiezen notities van de vergadering te maken op een laptop, of met pen en papier, of door de vergadering op te nemen. Als de vergadering gevoelige informatie bevat, bespreek dan de opname met de voorzitter en leg uit waarom u de opname alleen wilt gebruiken om de nauwkeurigheid van de minuten te garanderen.
Maak notulen voor de record
Maak notities tijdens de vergadering. Concentreer u op het onderwerp van elke discussie en laat commentaar achterwege. Merk bijvoorbeeld op dat de financieringstoewijzing voor een nieuw gebouw werd besproken, maar merk niet op dat de 'discussie emotioneel en verhit' was. Let op wie elke beweging heeft voorgesteld en wat er is opgelost.
Maak een document dat de officiële vergaderminuten zal zijn. Het moet hetzelfde formaat hebben als de vorige notulen van de vergadering. Overweeg het gebruik van zes secties: Oproep tot bestellen, hoofdelijke oproep, goedkeuring van de laatste notulen van de vergadering, openstaande kwesties, nieuwe contracten en verdaging. Geef elk een korte en neutrale samenvatting van de discussie of activiteit. Als er een aantal stemmen was, neemt u de telling op. Als de stemmen niet zijn geteld, geeft u alleen aan dat een beweging is 'gedragen' of 'mislukt'. Maak een spatie voor de notulen die door uzelf moeten worden ondertekend als notulist en de voorzitter, die de notulen goedkeurt.
Verspreid de notulen binnen een week na de vergadering naar de bestuursleden en - als de vergadering openbaar was - dien ze in als openbaar document. Breng indien nodig wijzigingen en correcties aan. Raadpleeg uw eigen notities of uw opname van de vergadering als verduidelijking nodig is.
Sla vergaderminuten op in bedrijfsbestanden
Dien de notulen van de vergadering in met die van eerdere vergaderingen. U kunt de notulen in een map bewaren, georganiseerd door een commissie of een bord, en in chronologische volgorde. Omdat vergaderverslagen wettelijk vastgelegd zijn, bewaar ze op het hoofdkantoor.
Verwijder de opname die u van de vergadering hebt gemaakt, tenzij het het beleid van uw organisatie is om dit record te behouden. Zodra uw notulen definitief zijn, hoeft u deze back-up meestal niet te bewaren en is de inhoud mogelijk gevoelig of vertrouwelijk.
Kopieer en deel de vergaderminuten aan het begin van de volgende vergadering. Deze zullen worden goedgekeurd als het eerste bedrijf.
Tips
-
Bekijk zonodig vergaderingssjablonen. Bestudeer hoe oudere minuten werden bewaard, of zoek online naar 'Sjablonen voor vergaderminuten'.
