De vergaderminuten zijn bedoeld om de belangrijkste punten van de vergadering samen te vatten. Het doel van de bijeenkomst is om een groep bijeen te roepen en beslissingen te nemen. Het uiteindelijke doel van de vergadernotulen, onder deze lijn van logica, is om de besluiten die tijdens de vergadering zijn gemaakt, nauwkeurig samen te vatten. De vergaderminuten worden genoteerd in de vorm van notities en vervolgens later in volledige lengte genoteerd. Om het proces een beetje gemakkelijker te maken, vraag je de leiders van de vergadering om een agenda of een samenvatting van de bijeenkomsten. Maak een schets voor het samenkomen van notities op basis van de agenda van de vergadering.
Items die je nodig hebt
-
Iets om mee te schrijven
-
Computer (optioneel)
Besteed aandacht aan de beslissingen die tijdens de discussie zijn genomen. Zorg ervoor dat u alle informatie vermeldt die betrekking heeft op de uiteindelijke beslissing.
Gebruik de tijd wanneer mensen debatteren over het besluit om aantekeningen te maken over de belangrijkste kwesties die bij het discussiedebat betrokken lijken te zijn. Maak je geen zorgen over wie wat zei.
Lees de noten daarna door en markeer de punten die het meest relevant zijn voor leden. Ga terug en bekijk de notities voor relevante informatie die werd genoemd die betrekking heeft op het leiderschapaspect van de groep. De discussie kan een belangrijke raaklijn vormen, zoals papierwerk of juridische zorgen. Scheid deze informatie en mail deze naar de groepsleiders.
Vat de punten samen die nodig zijn voor vrijwilligers en andere aangeslotenen. Schrijf een lijst met opsommingstekens van alle taken die moeten worden voltooid op basis van het besluit dat in de discussie is genomen. Als de beslissing bijvoorbeeld was om een fondsenwerver te organiseren om een tekort aan geld te compenseren dat nodig is voor een ander project, merk dan op dat er vrijwilligers nodig zullen zijn om de fondsenwerver te plannen, vrijwilligers te werven, te adverteren, etc.
Gebruik de samenvatting van de vergadernotulen voor e-mail voor leden en nieuwsbrieven.
Maak een standaardindeling voor de vergadernotulen op basis van de gebruikelijke procedure. Sla ze op, omdat de informatie die ze bevatten later bruikbaar kan worden. De groep bevindt zich later in een vergelijkbare situatie, bijvoorbeeld wanneer de mensen die de oorspronkelijke inzamelingsactie hebben georganiseerd, geen deel meer uitmaken van de organisatie. De nieuwe leden kunnen de vergadernotulen gebruiken om oplossingen te vinden voor problemen die nieuw voor hen zijn.
Zorg ervoor dat u de datum en het tijdstip van de vergadering bij elk item registreert, evenals een samenvatting van het doel van de vergadering.
Schrijf de vergadernotulen in korte blokken van één tot drie zinnen, zodat het lijkt op een krantenartikel. Dit maakt de basispunten van de vergadering voor lezers gemakkelijker te begrijpen.
