Robert's Rules of Order is een algemeen geaccepteerde leidraad voor hoe groepen vergaderingen moeten houden en samen beslissingen moeten nemen. Als het officiële verslag van wat er in elke vergadering gebeurt, zijn de notulen een cruciale hulpbron bij elk besluitvormingsproces in een groep. De notulen van een vergadering zijn niet per se opwindend, maar ze moeten duidelijk en gemakkelijk te begrijpen zijn. Er is een precieze methode om minuten te houden volgens de regels van Robert; het volgen van deze formule maakt het voor toekomstige lezers gemakkelijker om de procedure en het resultaat daarvan te volgen en te begrijpen.
Beginnen met Robert's Rules of Order Minutes
Elke reeks vergaderingsnotulen zou, volgens Robert's Rules of Order, dezelfde details moeten bevatten, die de lezer een algemeen begrip van het doel van de vergadering zullen geven. Begin altijd met een eerste alinea die het volgende bevat:
- Het soort vergadering, of het nu regulier, speciaal, jaarlijks, tijdelijk of anderszins is.
- De datum, tijd en locatie van de vergadering. Als alle vergaderingen op dezelfde plaats worden gehouden, laat u dat gegeven achterwege
- De naam van de organisatie die vergadert
- Bevestiging dat de voorzitter en de secretaris van de organisatie aanwezig zijn in de vergadering. Als dat niet het geval is, geef dan de namen van de personen die elk van hen vervangen
- Geef aan of de notulen van de vorige vergadering zijn gelezen en goedgekeurd. Als de vorige vergadering geen reguliere vergadering was, voegt u de datum van die vergadering toe.
Het hoofdgedeelte van de notulen
Het grootste deel van het resterende record wordt gevuld met details over de vergadering. De secretaris die notulen maakt, kan de vergadering opnemen en de record later voorbereiden om een eerlijk en volledig overzicht van alle vergaderingsgegevens te garanderen. Houd altijd een secundaire opnamemethode, zoals een laptop of notebook, plus pennen en papier, voor het geval de primaire methode mislukt.
Neem alle officiële discussiepunten op in de vergadering. Maak gedetailleerde aantekeningen over:
- Eventuele bewegingen tijdens de vergadering, samen met de naam van de persoon die de beweging heeft gemaakt.
- Bewegingen die een vraag voor het lichaam brengen in de vergadering.
- De definitieve formulering en dispositie van alle bewegingen.
- Informatie over elke stem, inclusief de hoofdelijke stemming, de getelde stem of de stembrief.
- Of de vergadering in een quasi-commissie of een commissie van het geheel ging en de resultaten van deze daad.
- Alle punten van orde en beroepen, alsmede hun aanleg, plus eventuele redenen die door de voorzitter zijn gegeven voor elke uitspraak.
- Een overzicht van eventuele ongeordende opmerkingen die een lid heeft gemaakt, waardoor de voorzitter hem ongeordend noemde.
- Alle andere officiële discussies in de kamer.
De notulen van de vergadering beëindigen
De laatste alinea van uw notulen moet eventuele slotopmerkingen van de voorzitter bevatten, evenals de tijd waarop de vergadering officieel wordt geschorst. Als er gastsprekers op de vergadering waren, noteer dan hun namen en het onderwerp van hun presentaties in deze laatste alinea. Onderteken de notulen van de vergadering en laat uw voorzitter het ook ondertekenen. De handtekening van de opnamesecretaresse is juridisch bewijs van de authenticiteit van dit document. Het is dus van cruciaal belang dat u het ondertekent voordat u het deponeert of doorgeeft aan anderen.
