Het correct documenteren van vergaderminuten vereist een grote mate van organisatie en aandacht voor detail. Omdat vergadernotulen vaak juridische documenten worden, is het belangrijk om discussies nauwkeurig te vatten. Maak een reservekopie en sla deze op een veilige locatie op en deel extra kopieën naar relevante partijen. Met oefenen wordt het veel eenvoudiger om de vergaderminuten nauwkeurig en beknopt te documenteren.
Items die je nodig hebt
-
Laptop computer
-
Tekstverwerkingssoftware
-
Vergadering agenda
-
Kopie van Robert's Rules of Order
Vergaderingsnotulen documenteren
Vroeg aankomen, om je laptop op te zetten en klaar om te gaan. Noteer de datum, tijd, locatie en lijst met aanwezigen. Neem zoveel mogelijk van de vergaderbespreking op als mogelijk is voor uw typsnelheid. Maak je geen zorgen over spelling of grammaticale fouten. Als u een belangrijke stap mist, zoals het doorgeven van een beweging of actie-item, is het ok om de aanwezigen te vragen de opheldering te verduidelijken. Sla het document af en toe op om te voorkomen dat gegevens verloren gaan.
Bewerk uw vergadermomenten zo snel mogelijk na de vergadering, wanneer uw herinnering aan de discussie nog vers is. Corrigeer eventuele spelling- of grammaticafouten en zorg dat de opmaak consistent is in het hele document. Voeg een "concept" watermerk in om lezers ervan op de hoogte te stellen dat de notulen nog niet zijn goedgekeurd en officieel zijn gemaakt. Sla het bestand op met een bestandsnaam die later gemakkelijk kan worden geïdentificeerd en gedifferentieerd, zoals 'StrataCouncilMinutes December5'.
Stuur de notulen naar de voorzitter van de vergadering of een andere persoon die is aangewezen om de discussie te bespreken. Bewerk de minuten opnieuw, op basis van de feedback die u ontvangt. Let er tijdens het bewerken op dat de integriteit van de minuten behouden blijft. Voeg geen discussie toe die niet heeft plaatsgevonden, of verwijder discussie die wel heeft plaatsgevonden. Sla het bestand opnieuw op.
Bewaar het watermerk 'Concept' in het document totdat de minuten officieel zijn goedgekeurd. Dit gebeurt meestal op volgende vergaderingen van dezelfde commissie.
Nadat de commissie de minuten heeft goedgekeurd, verwijdert u het watermerk 'Concept' en slaat u het bestand opnieuw op. Verspreid de goedgekeurde notulen zo nodig aan de commissieleden.
Tips
-
Neem een exemplaar van Robert's Rules of Order (of wat voor gids dan ook die uw commissie gebruikt) om tijdens de vergadering als referentie te gebruiken. Dit kan u helpen de vergaderprocedure correct vast te leggen.
Sommige mensen geven de voorkeur aan het eerst notuleren van de vergaderminuten met behulp van een steno, en daarna typen ze de aantekeningen. Deze methode werkt net zo goed als het maken van minuten met een laptop. Het hangt af van uw persoonlijke voorkeur.
Voor zeer belangrijke vergaderingen, overweeg een bandrecorder te gebruiken om een geluidsopname van de procedure te maken.
