Een proefbalans is een verklaring die is gecreëerd door een bedrijf dat alle rekeningen in het grootboek samen met de saldo's van elk account weergeeft. Het maken van een proefbalans is een procedure die doorgaans aan het einde van elke maand en elk jaar wordt uitgevoerd. De proefbalans wordt gebruikt om de balans en resultatenrekening aan het einde van elke periode voor te bereiden.
Accounttitels
Een proefbalans wordt gemaakt op een grootboek dat drie kolommen bevat. (Het grootboek is het boek van de onderneming dat alle rekeningen en lopende saldi te allen tijde registreert.) De eerste kolom aan de linkerkant van het document is voor het weergeven van de rekeningen. Alle accounts met een saldo in het grootboek van het bedrijf worden per accountnaam geschreven. De rekeningen worden vermeld in een bepaalde volgorde beginnend met activa. Na activa zijn verplichtingen, eigen vermogen, inkomsten en uitgavenrekeningen. In de boekhouding worden accounts altijd vermeld in deze specifieke volgorde. Als een account in het grootboek een nul-saldo heeft, wordt deze in de proefbalans weggelaten.
Debits en Credits
De laatste twee kolommen in de proefbalans zijn bestemd voor de saldi in elk account. De debet-kolom is de eerste en de credit-kolom is de tweede. Bij de boekhouding zijn de afschrijvingen altijd aan de linkerkant en de aftiteling aan de rechterkant. Het saldo van elke account wordt overgeboekt van de saldi in het grootboek. Het is belangrijk dat accountbedragen correct worden overgedragen. Vuistregel: activa en onkostenrekeningen hebben debetsaldi. Passiva, aandelen en opbrengstenrekeningen hebben een creditsaldo.
totalen
Onder de kolommen Debet en Credit worden totalen berekend. Alle bedragen in de kolom Debit worden opgeteld en het totaal wordt onder aan de lijst geplaatst. Alle bedragen in de credit-kolom worden opgeteld en het totale aantal credits wordt ook onderaan het blad geplaatst. Deze twee bedragen moeten overeenkomen. Als ze dat niet doen, is er ergens onderweg een fout gemaakt. Nadat deze twee bedragen zijn geverifieerd, wordt er een reeks dubbele regels onder geplaatst, wat betekent dat de proefbalans volledig is.
