Het humanresourcesysteem (HRS) is een informatietechnologiesysteem dat informatie verzamelt, opslaat en deelt met betrekking tot de werkwijzen, het beleid en het beheer van menselijke hulpbronnen in een organisatie. Het is ook bekend als een HRMS-systeem (human resources management system), human resources information system (HRIS), human capital management system (HCMS) en human resources information technology (HRIT). Een HRS helpt een organisatie bij het beheren van alle complexe en onderling verbonden aspecten van menselijke hulpbronnen, inclusief naleving van federale en staatswetgeving.
HMS-structuur
Een HRS automatiseert cruciale HR-functies, zoals personeelsbeheer, compensatie en voordelen, en ondersteuning bij beslissingen. Het bestaat uit een reeks geïntegreerde databases die gekoppeld zijn aan functionele verwerkingseenheden, zoals indienstneming, tijd en aanwezigheid, beloning, uitkeringen en pensioenen, werknemersvaardigheden en opleiding. Omdat de databases zijn geïntegreerd, hoeft basisinformatie, zoals naam, adres en burgerservicenummer, slechts één keer te worden ingevoerd, waarna alle functionele verwerkingseenheden de informatie kunnen ophalen en gebruiken.
Medewerkersbeheer
De HRS verzamelt alle informatie over werknemers vanaf hun eerste sollicitatie tot aan hun laatste loonstrook. Het bevat elementaire identificatiegegevens, taaktoewijzingen, prestatie-informatie, betaalrente, inventaris van werknemersvaardigheden en trainingsgeschiedenis. Gegevens die worden vastgelegd in de database voor werknemersbeheer worden ook gebruikt voor vereiste nalevingsrapporten voor de Equal Employment Opportunity Commission (EEOC), zoals leeftijd, geslacht, nationale afkomst, ras en handicap.
Compensatie en voordelen
De HRS-compensatie- en uitkeringsfuncties verzamelen informatie over de gewerkte uren en gebruiken deze om de lonen, het bedrag van de federale en nationale belastingen en andere inhoudingen, zoals ziektekostenverzekering en pensioenpremies, te berekenen. Het systeem genereert loonstroken of stortingen die direct op bankrekeningen van werknemers worden gestort. Het berekent ook het verdiende vakantie- en ziekteverlof met de totalen van de betaalperiode en het jaar tot heden.
Decision Support
Een HRS vereenvoudigt rapportage- en besluitondersteunende activiteiten door het genereren van standaard HR-rapporten, zoals salaris, nieuwe aanwervingen en overdracht van medewerkers. Deze informatie wordt gebruikt om het bedrijf te beheren, de prestaties van de organisatie te meten en plannen te maken voor de toekomst. Met een HRS kunnen gebruikers ook speciale rapporten genereren om bepaalde situaties te analyseren en trends te identificeren, zoals een hoger personeelsverloop in een deel van de organisatie.
Informatie delen
Human resources-systemen vergemakkelijken het delen van informatie en integratie met de andere essentiële bedrijfssystemen van een organisatie, waaronder financiën, boekhouding en toeleveringsketen. Ze maken ook gegevensuitwisseling met derden mogelijk, zoals rapporten voor regelgevende instanties en gegevensoverdrachten van en naar zorgverzekeraars en pensioenplanbeheerders.
Employee Self-Service
Veel human resources-systemen bevatten een zelfbedieningsfunctie voor werknemers die werkt via een intranet-koppeling - een beveiligde privéwebsite van het bedrijf. Via deze website kunnen werknemers hun persoonlijke gegevens bijwerken, hun gewerkte uren invoeren, zich inschrijven voor training en hun opgebouwde vakantie en ziekteverlof opzoeken zonder contact op te nemen met een personeelsvertegenwoordiger. Medewerkers kunnen hun informatie opzoeken op de computer op hun bureau, op een laptop of op een computerkiosk op de werkvloer of in het magazijn.
