In de jaren tachtig en negentig konden alleen middelgrote en grote bedrijven zich veroorloven dure HR-informatiesystemen in te zetten. Deze programma's vereisten grote mainframecomputers en zeer bekwame programmeurs om ze te bedienen en te onderhouden. Tegenwoordig kan bijna elk bedrijf niet alleen een informatiesysteem voor personeelszaken aanschaffen, maar ook nodig hebben. Zelfs een bedrijf met minder dan 10 werknemers kan een standaard HRIS-programma aanschaffen dat op een desktopcomputer kan worden geïnstalleerd om basisprocessen voor human resources te automatiseren.
Wat is HRIS?
In wezen is een HRIS een database of een combinatie van databases die informatie delen. De database voor het inhuren van medewerkers legt bijvoorbeeld alle informatie vast met betrekking tot sollicitaties. Wanneer een bedrijf een nieuwe werknemer inhuurt, wordt de basis demografische informatie van de persoon gedeeld met andere HRIS-modules, zodat HR-medewerkers de gegevens niet opnieuw hoeven in te voeren.
Processen automatiseren en stroomlijnen
Een HRIS heeft drie basiscomponenten - werknemersinformatie, salarisadministratie en voordelen. Deze vertegenwoordigen de kernbedrijfsfuncties van de personeelsafdeling van een organisatie. De HRIS helpt bij het automatiseren en stroomlijnen van deze processen, waardoor HR-personeel wordt bevrijd om projectwerk te doen en problemen aan te pakken. Medewerkers gebruiken bijvoorbeeld een identificatienummer of "swipe" een werknemersidentificatiekaart om elke ochtend in te checken op een elektronische tijdklok die automatisch gegevens doorstuurt naar de HRIS. Dit elimineert de behoefte aan loonlijstpersoneel om de werkuren van werknemers van papieren tijdkaarten handmatig in te voeren in het salarissysteem.
Het sollicitatieproces is een ander goed voorbeeld van hoe een HRIS de kosten kan verlagen. In veel bedrijven solliciteren kandidaten via het internet. Dit betekent dat HR-medewerkers niet langer fysiek bezig zijn met het afhandelen, sorteren en doorsturen van aanvragen naar geschikte afdelingen.
Rapportage en ondersteuning van beslissingen
Omdat standaard HR-processen worden geautomatiseerd en alle benodigde informatie wordt opgeslagen in verbonden databases, vereenvoudigt een HRIS rapportage- en managementbeslissingsondersteunende activiteiten. De meeste systemen bevatten verschillende standaard HR-rapporten die kunnen worden gebruikt om het bedrijf te beheren en plannen te maken voor de toekomst, zoals compensatie per betaalperiode en jaar-tot-datum, uitkeringsregistratie en tijd en aanwezigheid van medewerkers. Veel HR-systemen stellen gebruikers in staat ad-hocrapporten te ontwikkelen om specifieke problemen te analyseren of trends te identificeren die het management helpen bij strategische planning.
Juridische ondersteuning van naleving
Deze systemen genereren rapporten en documentatie die door overheids- en federale instanties worden vereist, zoals de W-2 Loon- en Belastingsverklaring, het EEO-1 Werkgeversdetail en Samenvattend Rapport van de EQUAL-kanskwestie en het Department of Labour's Illness and Injury Report (OSHA 301) Verslag doen van).
Een HRIS kan bedrijven met onderhandelde arbeidsovereenkomsten helpen door de vereisten van de overeenkomst op te nemen in dagelijkse activiteiten, zoals het bijhouden van de anciënniteit ten behoeve van promoties, ontslagen en loonsverhogingen. Informatietechnologie helpt de HR-afdeling ook om klachten en problemen met de prestaties van de medewerkers te monitoren.
HRIS-koppelingen
Afhankelijk van de verfijning van het systeem, zal een HRIS-programma het delen van gegevens en integratie met andere essentiële bedrijfssystemen mogelijk maken, zoals financiën en supply-chain management. Bovendien kunnen sommige systemen netwerkkoppelingen bieden aan hun ziekenfondsverzekeraars en beheerders van pensioenfondsen. Hierdoor kunnen werkgevers- en verzekeringsmaatschappijen of fondsbeheerders werknemersinformatie snel en eenvoudig delen.
HRIS koppelt ook de personeelsafdeling van een bedrijf aan zijn managers en werknemers. Met behulp van een intranet - een beveiligd privé computernetwerk dat eigendom is van en beheerd wordt door een bedrijf - kunnen medewerkers hun gewerkte uren invoeren, zich inschrijven voor uitkeringsprogramma's of cursussen voor permanente educatie en communicatie ontvangen van de HR-afdeling.
