Het is misschien niet jouw favoriete onderdeel van je werk, maar het houden van zakelijke kerkbijeenkomsten is een belangrijk onderdeel van het leiden van een kerk. Hoewel ze niet per se spannend zijn, laten deze bijeenkomsten de gemeente de jaarrekeningen, groeicijfers en bedieningupdates voor de kerk zien. Belangrijke beslissingen met betrekking tot de richting van de kerk worden genomen tijdens zakelijke bijeenkomsten en ze helpen bij het vaststellen van de algemene richting en visie voor de congregatie.
Zorg voor de logistiek
Stel de tijd en datum voor de vergadering in. Zorg ervoor dat de vergadertijd geen invloed heeft op andere kerkprogramma's. Plan eens per drie maanden een driemaandelijkse zakelijke bijeenkomst en eens per jaar een jaarlijkse zakelijke bijeenkomst.
Stel de locatie van de vergadering in. De vergadering zou op het kerkbezit moeten worden gehouden. Zet tafels en stoelen op in de fellowshal of in de feestzaal. Zet voldoende zitplaatsen op voor een derde van je congregatie, maar heb indien nodig extra stoelen bij de hand. Als u geen fellowship hall of receptie kamer hebt, neem dan de vergadering in het heiligdom.
Nodig mensen uit voor de vergadering. Een algemene aankondiging kan worden gedaan aan de hele congregatie. Stuur een specifieke uitnodiging naar andere stafleden van de kerk, diakens, ouderlingen en leiders van de afzonderlijke ministeries, zoals de directeur van het hogere ministerie, de koordirigent of de voorzitter van de planningscommissie.
Maak de agenda
Laat de penningmeester van de kerk een verslag geven over de financiële verklaringen van de kerk. Dit moet bankrekeningsaldi, rapporten over kerkinvesteringen en een korte herziening van het kerkbudget omvatten.
Geef elke afdeling van het kerkministerie tijd om een verslag te geven van wat er in hun specifieke programma's is gebeurd. Dit zou het jeugdwerk, het kinderwerk, het outreach-werk en eventuele kerkelijke commissies omvatten.
Bespreek oude zaken. Dit geeft de congregatie de mogelijkheid om actie-items aan te pakken waartoe tijdens de laatste zakelijke bijeenkomst is besloten of om eventuele resterende problemen op te lossen.
Introduceer nieuwe business. Dit is het punt waarop nieuwe plannen zullen worden besproken en ideeën voor ministeries of wijzigingen in het kerkprogramma of -richting zullen worden geïntroduceerd.
Actie-items bepalen. Dit zijn taken die tijdens de vergadering zelf worden besloten en die vóór de volgende zakelijke bijeenkomst zijn voltooid.
Voer de vergadering uit
Open in gebed.
Geef iedereen een exemplaar van de agenda.
Volg de agenda, item voor item. Maak het duidelijk wanneer u van het ene onderwerp naar het andere gaat. Bijvoorbeeld: "Dat is de afsluiting van de discussie over het kerkbouwfonds, we zullen nu een verslag van de jeugdpastor horen."
Laat tijd voor discussie. Zorg ervoor dat iedereen de kans heeft om te praten. Als je merkt dat één persoon het gesprek domineert, vraag je specifiek of iemand anders iets te delen heeft. Doe dit tactvol, maar maak duidelijk dat je van meer dan één persoon wilt horen.
Bedank iedereen voor het bijwonen van de vergadering en geef ze de datum voor de volgende.
Sluit in gebed.
Tips
-
Laat de kerksecretaris notities maken tijdens de vergadering. Als je geen kerksecretaris hebt, vraag je een vrijwilliger om deze taak uit te voeren.
