Zakelijke bijeenkomsten vereisen planning, organisatie, leiderschap, archivering en follow-up. Hoe uw project verloopt, hangt af van de besluitvorming en actie die zullen voortvloeien uit de gezamenlijke inspanning die mogelijk is gemaakt door de vergadering.
Items die je nodig hebt
-
Agenda
-
Vergaderzaal
Stel de agenda van de vergadering op. De agenda geeft een overzicht van alle kwesties die discussie vereisen voor beslissingen die nodig zijn om uw project of doelen te bevorderen. Maak een lijst van alle bekende problemen in een beknopt overzichtsformaat met opsommingstekens. Zodra je de agenda hebt opgesteld, zul je de problemen kennen en dan weet je wie de vergadering moet bijwonen.
Stuur een massale e-mail of bel naar alle personen die de vergadering moeten bijwonen en vraag hun beschikbaarheid met datums en tijden voor een periode van een week als u meerdere deelnemers hebt. Dit alleen kan een ontmoedigende uitdaging zijn, gezien de drukke schema's. Zodra u de beschikbaarheid van iedereen heeft, raadpleegt u de schema's voor een beschikbare datum en tijd. Plan voldoende tijd om de vergadering te houden en stuur een bericht naar alle aanwezigen over de datum, begintijd, eindtijd en locatie van de vergadering, samen met een kopie van de agenda.
Ter voorbereiding op de vergadering moeten exemplaren van de agenda aan alle aanwezigen worden verspreid, samen met alle documenten die het onderwerp van discussie zullen zijn. Presentatieschermen en powerpoint-presentaties moeten klaar zijn voor weergave met ezels en eventuele noodzakelijke projectoren, laptops en schermen. Ook moet de organisator van de vergadering bereid zijn de vergadering te leiden en moet een recordhouder de vergadering bijwonen om aantekeningen te maken.
De organisator / leider van de vergadering moet de discussie op het juiste spoor houden. Discussie zal onvermijdelijk leiden tot tangentiële kwesties en niet-topicale discussies, dus de leider moet ervoor zorgen dat de discussie uiteindelijk terugkeert naar de agendapunten. De leider moet ook de tijd bijhouden en de discussie laten stromen om alle agendapunten te raken. De leider moet een korte beschrijving van de agendapunten geven om de discussie te starten en ook vragen stellen of input van deelnemers vragen om de nodige informatie te verkrijgen. De leider moet elk actiepunt afsluiten met de persoon die verantwoordelijk is voor de voltooiing van het item en een geschat tijdschema voor voltooiing.
Nadat alle agendapunten zijn afgesloten, moet de groep indien nodig een vervolgvergadering plannen of regelmatig geplande vergaderingen plannen op een afgesproken dag en tijdstip.
De recordhouder moet zijn aantekeningen compileren in een vergadernotulen die in een overzichtsformaat zijn georganiseerd. De conceptnotulen moeten vervolgens naar de aanwezigen worden verzonden om opmerkingen, correcties of wijzigingen te zoeken. De laatste vergadermomenten moeten dan aan de aanwezigen worden uitgedeeld en worden gebruikt voor vervolgacties en als basis voor de volgende vergaderagenda, indien nodig.
