De aankoop van cheques is een toegestane zakelijke uitgave. U moet de cheques gebruiken in de normale gang van zaken. Deze cheque-uitgaven worden van de inkomsten afgetrokken wanneer u de winst van uw bedrijf berekent. U hebt de juiste documentatie nodig voor alle toegestane zakelijke uitgaven.
Bepaal de kosten van uw cheques. De toegestane kosten zijn de werkelijke kosten van de cheques plus ontwerpkosten, verzend- of administratiekosten.
Ontvang een kwitantie voor alle uitgaven. De bon moet de naam van de leverancier, de datum, het bedrag en de beschrijving van de aankoop vermelden. Uitgaven worden geboekt op de datum dat ze zijn gemaakt. Als u de cheques koopt en in november betaalt, maar de cheques pas in december ontvangt, registreert u die uitgave in november.
Noteer het bedrag in uw boekhoudsoftware of grootboek. Voor een aankoop die volledig is betaald, noteert u een journaalboeking van een debet op uw onkostendeclaratie en een tegoed in contanten. Als de aankoop in de toekomst moet worden betaald, noteert u een journaalboeking van een afboeking op uw onkostendeclaratie en een tegoed op uw crediteurenrekening.
