Het bijhouden van en bestellen van printerbenodigdheden voor een grote organisatie, zoals een school, kan een uitdaging zijn. Elk printermodel gebruikt een ander type inktcartridge of toner en elke inktcartridge drukt een ander aantal pagina's af voordat deze moet worden vervangen. Hoewel u de ouderwetse manier van het bestellen van inktcartridges kunt volgen, met een lijst met door papier en potlood gegenereerde spreadsheets, maakt het maken van een spreadsheet om alle relevante informatie op te slaan tijdwinst en u in de loop van de tijd effectiever budget voor inkt.
Maak een nieuwe lege spreadsheet om het bestellen van inktpatronen bij te houden met het spreadsheetprogramma van uw computer. Grote kans dat uw computer werd geleverd met Microsoft Excel als onderdeel van Microsoft Office. Als u geen Excel hebt, downloadt en installeert u een gratis kantoorpakket, zoals OpenOffice, of gebruikt u een online tool zoals Google Documenten, waartoe u kosteloos toegang hebt als u zich aanmeldt voor een gratis Gmail-account.
Bepaal welke informatie u wilt volgen. Dit zal van geval tot geval verschillen, en een van de voordelen van het gebruik van een elektronische spreadsheet is dat het gemakkelijk is om de informatie die u bijhoudt te wijzigen wanneer uw behoeften veranderen. Probeer om te beginnen het kamernummer bij te houden waar elke printer is geïnstalleerd, het type printer, het type inktcartridges of toner dat de printer gebruikt, hoeveel u hebt betaald voor de inkt en de datum waarop u voor het laatst vervangende inkt hebt besteld.
Voer eerst de koppen voor uw spreadsheetkolommen in. Merk op hoe het lege werkblad is geconfigureerd. Er is een rij cijfers langs de verticale as en een rij met letters over de horizontale toegang. Typ 'Kamernummer' in de eerste cel of rij 1 kolom A. Typ in kolom 1 van rij 1 "Printermodel". "Inktpatroonmodel" gaat in rij 1 kolom C, enzovoort, totdat u een kolomkop hebt ingevoerd voor elk stuk informatie dat u wilt volgen.
Kies de eerste printer die u in uw spreadsheet wilt invoeren en begin met het typenummer in rij 2 kolom A. Typ het printermodel in rij 2 kolom B en ga verder met het invoeren van alle relevante informatie in de juiste kolom, inclusief de datum waarop u laatst bestelde inkt.
Voer informatie in voor de volgende printer, beginnend met rij 3 kolom A en voer vervolgens de andere gegevens voor die printer in elke betreffende kolom in. Ga door met het invoeren van informatie voor elke volgende printer in een nieuwe rij totdat al uw printers en printerinformatie worden vermeld. Als u klaar bent, slaat u uw spreadsheet op de harde schijf van de computer op.
Maak extra lege datumkolommen om te registreren telkens wanneer u inkt bestelt voor een bepaalde printer. Sla het bestand op uw harde schijf op als u klaar bent, zodat u het kunt gebruiken de volgende keer dat u benodigdheden bestelt.
Tips
-
Gebruik speciale opmaak om belangrijke informatie te benadrukken of als hulpmiddel bij de organisatie. Gebruik bijvoorbeeld een vetgedrukt lettertype voor kolomkoppen en een gekleurd lettertype om printers in dezelfde organisatie-eenheid samen te voegen. U kunt bijvoorbeeld groen gebruiken voor printers voor docenten in de faculteit, blauw voor printers voor studenten en oranje voor printers die zijn ingesteld in een bibliotheek.
Na verloop van tijd - bijvoorbeeld een semester of een schooljaar - wordt het bedrag dat in die periode aan de inkt van elke printer is uitgegeven, totaal. U kunt deze informatie gebruiken om te bepalen of sommige printers vaker worden gebruikt dan andere, of de ene printer kosteneffectiever is dan de andere en zelfs welke afdelingen of klaslokalen de meeste inktinformatie gebruiken die nuttig kan zijn voor zowel herschikking als budgettering doeleinden.
