Een grootboek is een bestand of een boek waarin een bedrijf al zijn financiële transacties registreert. Aan het begin van elk boekjaar wordt een nieuw grootboek gestart met een beginsaldo. Gedurende dat jaar zal de boekhouder of accountant elke transactie invoeren, gescheiden in toegewezen accounts. Dit gebeurt meestal met behulp van accountcodes die door het bedrijf zijn toegewezen. Niet alleen helpt een grootboek een bedrijfsspoor waar geld naartoe is gegaan, maar het helpt ook om te voorspellen wat er het komende fiscale jaar nodig zal zijn.
Typ 'G / L-code' in de eerste cel van de spreadsheet of de linkerbovenhoek van het papieren origineel. Hier worden de grootboekcodes ingevoerd. Elke accountcode wordt toegewezen aan een bepaalde afdeling of categorie, zoals kantoorbenodigdheden, postdiensten of juridische diensten.
Typ 'Factuurdatum' in de tweede cel van het werkblad of de tweede spatie in de eerste rij van het grootboek. In deze kolom geeft de verantwoordelijke persoon de datum op waarop het krediet of de debet heeft plaatsgevonden. Voer "Factuurnummer" in de volgende cel in.
In de volgende drie cellen of spaties voert u 'Gevraagd door', 'Bedrag van controle' en 'Betaald aan' in. De persoon die verantwoordelijk is voor het onderhoud van het grootboek, geeft aan wie heeft gevraagd om een cheque, voor hoeveel en aan wie het werd opgemaakt. Voer in de volgende cel of spatie "Doel" in voor een gedetailleerde beschrijving van de uitgaven.
Typ 'Balans' in de laatste cel of in de ledger-spatie op de eerste rij. Voer het beginsaldo voor het belastingjaar in de eerste cel van deze kolom onder de kop in.
Voer een formule in om automatisch het resterende saldo in de kolom "Saldo" in te voegen, als u een spreadsheetprogramma zoals Microsoft Excel gebruikt. De syntaxis voor deze formule zou "= laatste saldo - hoeveelheid controle" zijn. Als u een papieren grootboek gebruikt, moet de balans handmatig worden berekend.
Tips
-
Als het bedrijf meerdere subaccounts onder één grootboekcode gebruikt, zoals codes voor kantoorbenodigdheden die aan specifieke afdelingen zijn gefactureerd, gebruikt u verschillende werkbladtabbladen of grootboekpagina's voor elke afdeling op basis van het saldo van het budget van elke afdeling.
