Een loonadministratieboek bevat informatie met betrekking tot de lonen en salarissen die aan werknemers worden betaald. De informatie is vaak voor een enkele boekhoudperiode. Bedrijven moeten een specifiek grootboek voor looninformatie maken. Een andere naam voor dit grootboek kan een loonlijstjournaal zijn. Het dagboek kan meer informatie bevatten dan een traditioneel grootboek. Elk account bevat informatie met betrekking tot lonen, salarissen, uitkeringen, loonheffingen en andere informatie. Bedrijven moeten meestal kosten- en aansprakelijkheidsrekeningen opzetten.
Creëer accounts voor loonbeheer. Dit zijn grootboekrekeningen op het hoogste niveau die elk account eronder beheren. Een controleaccountnummer kan 200500 zijn voor schulden en 600500 voor uitgaven.
Gebruik verschillende accountnummers voor lonen en salarissen. Loonrekeningen moeten informatie bevatten voor werknemers die elk uur worden betaald. Lonenrekeningen moeten specifiek gericht zijn op vaste arbeidskosten. Het rekeningnummer dient te beginnen bij 200501 en 600501 (schulden en kosten), op deze manier voortgezet voor elk account dat nodig is.
Vermeld elke loonbelasting afzonderlijk in het grootboek. Payroll belastingen omvatten federale, staats-, sociale zekerheid, Medicare en werkloosheid. Maak een onkostendeclaratie voor het werkgeversgedeelte en een bijbehorende crediteurenrekening voor elke belasting.
Record payroll posten op een transactiebasis. Stel bijvoorbeeld de salarisadministratie op aan het einde van elke tweewekelijkse salarisperiode. Plaats de informatie in de overeenkomstige onkosten- en crediteurenrekeningen.
Beperk de toegang tot de loonadministratie tot senior accountants. Deze personen moeten de enige zijn die toegang hebben tot het grootboek voor het aanbrengen van wijzigingen.
