Het grootboek vertegenwoordigt de eerste grote inspanning van uw bedrijf om alle boekingen te consolideren voor elk van de regelitems die op de resultatenrekening en de balans verschijnen. Elk regelitem wordt getotaleerd, samen met de balancing-items, en wordt doorgestuurd naar het grootboek. Het te betalen subadministratiebestand kan bijvoorbeeld duizenden vermeldingen bevatten die de bedrijfsactiviteit met leveranciers weerspiegelen. Het grootboek geeft een overzicht van alle te betalen rekeningen. Het proefboek is vergelijkbaar met een eerste concept van de resultatenrekening en de balans. Het consolideert alle afschrijvingen aan één kant (of pagina) en presenteert ze tegen de in evenwicht brengende, geconsolideerde tegoeden aan de andere kant (of pagina). Deze documenten worden voortdurend bijgewerkt wanneer er ingangen worden gemaakt in het boekhoudinformatiesysteem, maar zijn uiteindelijk het belangrijkst wanneer ze worden gebruikt om kwartaal- en jaarrekeningen te presenteren of om belastingaangiften te voltooien.
verschillen
Het hoofddoel van het grootboek is om alle financiële transacties tijdens een fiscale periode samen te vatten. Het belangrijkste doel van het proefsaldo is om ervoor te zorgen dat het debet- en creditsaldo in evenwicht blijft. Elke stap van dit proces omvat samenvatten, consolideren en presenteren. Om bij het voorbeeld van de crediteuren te blijven, worden alle transacties met elke leverancier samengevat in het grootboek. Vervolgens worden alle crediteurenoverzichten samengevoegd en gepresenteerd op de proefbalans als crediteurenadministratie. Hetzelfde proces vindt plaats voor het balanceren van items en alle andere regelitems, zoals voorraad, verkoop en eigen vermogen. Het grootboek is veel pagina's lang, maar het proefsaldo is meestal niet langer dan meerdere pagina's en lijkt sterk op de balans en resultatenrekening.
