Een archiefkast verwijst meestal naar een kantoormeubel dat bestanden en documenten opslaat. Archiefkasten zijn er in verschillende maten. Sommige hebben sloten om ongeoorloofde toegang te voorkomen, terwijl andere kasten gemakkelijk te vervoeren en door iedereen toegankelijk zijn. Bedrijven met grote hoeveelheden bestanden, zoals ziekenhuizen, advocatenkantoren of scholen, onderhouden vaak kasten die niet gemakkelijk kunnen bewegen.
Basics
Er zijn meerdere manieren om documenten in te dienen. Om een systematische aanpak te ontwikkelen, moet u de informatie analyseren die in de bestanden wordt opgeslagen. Brainstormen op verschillende manieren zodat u de beste methode kunt selecteren. Als u bijvoorbeeld gegevens van leveranciers van auto-onderdelen bijhoudt, kunt u een alfabetische aanpak gebruiken op basis van de bedrijfsnaam. U kunt ook een methode instellen om leveranciers per regio te scheiden (bijvoorbeeld Zuid, West, Oost, Internationaal). Als u records van reptielen bijhoudt, kan uw methode het organiseren van reptielen met hun wetenschappelijke naam of de datum waarop het bestand is gemaakt, inhouden.
Document beheer
Zodra u een bevredigende methode hebt ontworpen, moet u deze noteren zodat andere mensen het bestandssysteem kunnen begrijpen en volgen. U moet er ook voor zorgen dat bestanden correct worden bewaard, omdat uw systeem snel ineffectief wordt als bestanden onvolledig zijn (bijvoorbeeld ontbrekende gegevens) of niet juist zijn opgeslagen (bijvoorbeeld, bestandscategorieën zijn genegeerd). Als u bijvoorbeeld geslachten scheidt op kleur, moeten mensen die bestanden maken onthouden om onderscheid te maken tussen mannen en vrouwen.
Je moet anticiperen op groei en extra kasten of ruimte toevoegen als dat nodig is. Anders worden records te strak gevuld. Overweeg ook hoe u actieve en inactieve bestanden onderscheidt en, indien van toepassing, wanneer inactieve bestanden worden vernietigd of vernietigd.
overwegingen
Veel bedrijven implementeren systemen voor documentbeheer die originele documenten of papieren kopieën gebruiken. Voordat u echter een nieuw bestandssysteem maakt, moet u virtuele opties verkennen. U kunt bijvoorbeeld een softwareprogramma kopen en gegevens invoeren in een interne of webgebaseerde server. Zelfs als u momenteel een archiveringssysteem heeft, moet u de tijd en kosten evalueren van het overdragen van gegevens met de potentiële kostenbesparingen en efficiëntie van digitale of webgebaseerde opslag. Advocatenkantoren die Needles-casemanagementsoftware gebruiken, kunnen veel tijd besteden aan de overdracht van gegevens, maar zodra het systeem volledig functioneert, zijn er talloze voordelen, zoals de mogelijkheid om bestanden op externe locaties te openen.
