Filing is een eeuwenoud systeem dat het gemakkelijker maakt om documenten te vinden. Deze documenten kunnen brieven, memo's, financiële gegevens, rapporten en andere vormen van correspondentie bevatten. Om een samenhangend en efficiënt archiveringssysteem te bereiken, moet u de juiste procedures toepassen. Zelfs in het huidige elektronische tijdperk moeten bedrijven en thuiskantoren papieren dossiers bewaren.
Categorieën
Groepeer uw bestanden in categorieën. De hoofdcategorie is de primaire kop, die alle andere bestanden vertegenwoordigt die eronder worden geplaatst (subcategorieën). Afhankelijk van het bereik van de categorie, kan deze de hele archiefkastlade omvatten. Bijvoorbeeld:
Categorie: Salarisregisters 2014 Subcategorieën: Salarisregister januari 2014 Salarisregister februari 2014 Salarisregister maart 2014
Vervolg uw subcategorieën tot het einde van het jaar. Als uw categorie een hele lade vult, maakt u een label en plaatst u het op de buitenkant van de lade; label je subcategoriemappen en plaats ze in de la. Gebruik hangende mappen voor uw categorieën wanneer u meerdere categorieën voor één lade hebt en plaats de gemarkeerde submapse bestandsmappen erin.
Filing Rules
De twee basisregistratieregels zijn alfabetisch en datumarchivering. Bij het alfabetisch archiveren, bestand volgens de letter van het alfabet. Voor het archiveren van bestanden, slaat u uw meest recente bestanden bovenaan op. Er zijn verschillende regels die van toepassing zijn op het alfabetisch archiveren.
Bij indiening op naam, bestand met de eerste letter (d.w.z. Langston Construction, Parkinson Carwash, Rivers & Associates, Thomson & Company).
Wanneer de voornaam identiek is, bestand door de tweede letter (d.w.z. Ace, Adele, Angie, augustus).
Bestand op achternaam (d.w.z. Connor, Luke; Denver, Marion; Fullerton, JD; Schuster, AP).
Bestand door aanvankelijk wanneer de achternamen identiek zijn (d.w.z. Garrison, DC; Garrison, EF; Garrison, GH; Garrison, YB).
Gebruik de eerste prefix-letter wanneer de achternaam een prefix bevat (bijv. De la Hoya, GU; de Mark, DS; van der Roy, FH; van Under, PE).
Bestand door de eerste achternaam wanneer er twee zijn (d.w.z. Anderson & Leiberman; Cypress & Florsheim).
Bestand Mac, Mc, M 'bestanden als Mac; bestand St en Saint als Saint (d.w.z. MacIntyre, McKnight, M'Clever of Saint Paul's, St. Mary's).
Bestand onderhoud
Zodra uw bestandssysteem netjes is geplaatst, moet u het onderhouden. Zorg voor een aangewezen blad voor alle documenten die moeten worden gearchiveerd; laat ze niet rondslingeren. Verpak de mappen of laden niet met bestanden; dit maakt het moeilijker om ze te extraheren. Probeer minstens één keer per dag een aanvraag in te dienen. Als je een klein bedrijf runt, doe het dan een keer per week. Als u bestanden hebt die door gebruik worden versleten, maak dan nieuwe bestanden voor ze. Plaats ongewenst papier in de prullenbak of shredder. Als uw bestanden vertrouwelijk zijn, vergeet dan niet om de laden te vergrendelen.
