Alle bedrijven hebben processen, of het nu gaat om het samenstellen van een product, het verwerken van een creditcardbetaling, aan boord van een medewerker of controleren op kwaliteitsborging. Soms werken die processen naadloos, en andere keren niet. Bedrijfsprocesbeheer is een systeem dat uw processen in handen krijgt en ze in Olympisch-zwemmer vorm omzet. Een goede BPM-implementatie zal de zichtbaarheid van uw processen verbeteren, waardoor het gemakkelijker wordt om knelpunten te verwijderen en dubbel werk te voorkomen.
Tips
-
Bedrijfsprocesbeheer is een methodologie voor het stroomlijnen van de manier waarop een bedrijf dingen doet, met het oog op het verbeteren van de prestaties.
Wat is een voorbeeld van een bedrijfsproces?
Een bedrijfsproces is een reeks stappen die de mensen in uw organisatie uitvoeren om een specifiek doel te bereiken. Deze stappen worden vaak herhaald, vaak door veel mensen en meestal op een gestandaardiseerde manier. Vrijwel alles - van het autoriseren van een vakantieaanvraag tot de triage-beoordeling die medisch personeel uitvoert in de eerste hulpafdeling - kwalificeert zich als een bedrijfsproces.
Neem bijvoorbeeld het voorbeeld van een leningaanvraag bij een bank. Om dit proces te starten, zal de klant een elektronisch aanvraagformulier invullen op de website van de bank. Nu beginnen de wielen van de bank te draaien. Eerst zal de bank verifiëren dat de klant het formulier correct heeft ingevuld. Vervolgens voert de toepassing een kredietcontrole uit. Iemand anders kan een inkomensverificatie uitvoeren, een ander team kan om aanvullende documentatie vragen en er kunnen andere activiteiten zijn om de bank in staat te stellen een beslissing te nemen over het al dan niet goedkeuren van de lening.
De sleutel is dat het proces veelzijdig is. Net als de meeste bedrijfsprocessen zijn er meerdere stappen en meerdere mensen nodig en deze mensen gebruiken verschillende hulpmiddelen en systemen om dingen voor elkaar te krijgen. Alles bij elkaar genomen, is het hele systeem ontworpen om een reeks inputs (de leningaanvraag en ondersteunende documenten) om te zetten in een gewenste output (een goedkeuringsbeslissing die aan de klant wordt gecommuniceerd).
Wat is Business Process Management?
Wanneer uw bedrijf erg klein is, zijn bedrijfsprocessen relatief eenvoudig te beheren. Er zijn misschien maar een handvol mensen op kantoor die alledaagse taken uitvoeren en iedereen heeft een goed overzicht van het totaalplaatje. Deze situatie verandert terwijl je groeit. Taken die ooit door één persoon werden afgehandeld, worden plotseling overgedragen tussen meerdere afdelingen. Mensen dupliceren elkaars inspanningen, taken vallen in de problemen en er is een groter potentieel voor mensen om fouten te maken.
Het primaire doel van bedrijfsprocesbeheer is om deze chaotische processen onder de loep te nemen en erachter te komen hoe ze beter kunnen worden. De gemakkelijkste manier om dit te begrijpen, is door alle activiteiten in uw proces te visualiseren als een stroomdiagram van stappen. BPM is de discipline om deze stappen te formaliseren in een meer logische en consistente workflow.
Wat zijn de voordelen van Business Process Management?
De hoofdtaak van BPM is om u tijd en geld te besparen door het vet in uw processen in te korten, zoals het wegnemen van de knelpunten, het elimineren van overtolligheden en het voorkomen van onnodig dubbel werk. BPM gaat echter niet alleen om het vergroten van de bottom line, en er zijn andere positieve resultaten waar bedrijven van kunnen profiteren:
-
Zowel werknemers als managers profiteren van een duidelijkere definitie van hun rollen en verantwoordelijkheden, omdat ze allemaal een systematische pijplijn volgen om zaken voor elkaar te krijgen.
-
Teams komen samen en communiceren beter wanneer iedereen op dezelfde pagina staat over de outputs en deadlines.
- Er is minder stress, omdat overwerkte werknemers niet langer naar follow-upvergaderingen hoeven te gaan of tegelijkertijd met meerdere concurrerende taken moeten jongleren.
- BPM brengt uw processen in lijn met de prioriteiten van de organisatie, zodat u geen tijd verspilt aan processen die de minste waarde toevoegen aan het bedrijf.
- Managers krijgen een beter inzicht in de workflow, wat een nuttig spoor biedt voor auditing en naleving van wet- en regelgeving.
- Klanten profiteren van verbeterde doorlooptijden, wat leidt tot een grotere klanttevredenheid.
Hoe werkt een BPM?
BPM is in de eerste plaats een methodiek. Het bestaat uit een duidelijke reeks stappen en technieken die helpen om het BPM-proces te formaliseren, zodat verspilling en andere inefficiënties kunnen worden geïdentificeerd en verbeterd. Van de vele gevestigde BPM-methodologieën hebben sommigen, zoals Lean of Six Sigma, het populaire vocabulaire ingevoerd. Generieke methodologieën volgen veel van dezelfde principes. Welke methode u ook kiest, u kunt verwachten dat deze zich concentreert op de drie pijlers van BPM: proces, mensen en technologie.
Werkwijze
De kernfocus van BPM is om bedrijfsprocessen te optimaliseren, zodat ze geschikt zijn voor het beoogde doel en op het juiste moment de juiste resultaten bereiken.
Mensen
Ervoor zorgen dat mensen de juiste dingen op de juiste manier doen, is de sleutel tot een succesvol proces. BPM kijkt naar de taken die mensen uitvoeren en stelt vragen als: Wiens taak is het om taak A uit te voeren en binnen welk tijdsbestek? Wat gebeurt er als de relevante persoon het probleem negeert? Wie krijgt een melding wanneer het proces vastzit? Dit niveau van zichtbaarheid is essentieel als u efficiëntie in het systeem wilt inbouwen.
Technologie
Om uw processen soepel te laten verlopen, moet de transitie van taken altijd naadloos zijn. Business Process Management Software is de tool die helpt bij het afdwingen van het proces. Dus als u een BPM-oefening uitvoert en een beter proces definieert, kan technologie helpen ervoor te zorgen dat het proces presteert op de exacte manier waarop u het hebt gedefinieerd. Een belangrijk kenmerk van technologie is het verzamelen van prestatiegegevens, zodat u de statistieken kunt volgen die essentieel zijn voor het succes van het proces.
Hoe ontwerpt u een BPM-methode?
BPM werkt anders, afhankelijk van wat voor soort bedrijf je hebt. Dus voordat u een BPM-methode gaat ontwerpen, moet u beoordelen wat u wilt verbeteren door het te implementeren. Als u bijvoorbeeld een serviceorganisatie bent, wilt u misschien dat BPM uw reactietijd voor clients verbetert. Bedrijven die producten produceren of bouwen, kunnen daarentegen op zoek zijn naar betere efficiëntie en prestaties op de assemblagelijn of synchronisatie met andere systemen en processen.
Met behulp van deze commerciële stuurprogramma's als richtlijn volgt elke BPM-methode een levenscyclus van fasen, elk met een eigen reeks taken die moeten worden geïmplementeerd. De meest gebruikte BPM-methode, DMEMO, volgt vijf stadia: ontwerpen, modelleren, uitvoeren, bewaken en optimaliseren.
Fase één: ontwerp
De ontwerpfase maakt gebruik van BPM-technologie om uw proces in kaart te brengen zoals het nu is, voordat de workflow opnieuw wordt ontworpen, zodat het proces veel efficiënter verloopt. Wat u op het scherm krijgt, is een visuele weergave van de werkstroom, zodat u in één oogopslag kunt zien waar de knelpunten en duplicaties zich kunnen bevinden. Het idee is om de eenvoudigste, meest directe workflow mogelijk te maken, zodat het proces in de kortst mogelijke tijd kan worden voltooid en de minste fouten worden gemaakt.
Fase twee: modellering
Deze fase gaat over het testen van uw proces om te zien hoe het werkt onder verschillende omstandigheden. Zie het als een "wat als" oefening. Wat als we twee mensen aan deze taak hebben toegewezen? Wat als deze medewerker te laat haar output levert? Wat als deze taak op een andere manier werd uitgevoerd? Kunnen we verdere verbeteringen aanbrengen?
Fase drie: uitvoering
Nadat u de werkstroom hebt gesimuleerd, is de volgende stap om het verbeterde proces op de grond te testen met behulp van de workflow-engine van uw BPM-software om elke taak in het proces toe te wijzen aan een of meer personen.
Fase vier: Monitoring
Monitoring is het verzamelen van gegevens om ervoor te zorgen dat het proces naar behoren verloopt. Met behulp van uw technologie kunt u zowel één stap in één proces volgen - op dezelfde manier waarop u een FedEx-pakket bijhoudt - of u kunt de gegevens verzamelen en zien hoe het met u gaat in de workflow als geheel. Tot de instrumenten die in dit stadium worden ingezet behoren monitoring van bedrijfsactiviteiten, dashboards, rapportage- en audittools.
Fase vijf: optimalisatie
In dit stadium is uw proces mogelijk verre van perfect. Nu moet u overwegen wat u kunt doen om het proces verder te optimaliseren. Moet u bijvoorbeeld een andere bron toevoegen aan specifieke gebieden waar vaak knelpunten optreden? Houd er rekening mee dat optimalisatie geen eenmalig evenement is. U moet eerder luisteren naar de feedback van werknemers en klanten en wijzigingen aanbrengen wanneer zich problemen voordoen. Als het nieuwe proces de ervaring van uw stakeholders met de service niet verbetert, kan dit niet als een succes worden beschouwd.
Wie voert Business Process Management uit?
Het vergt vaak een team van experts met IT- en bedrijfskennis om een BPM-project te implementeren, maar het hangt echt af van de omvang van het project dat u wilt uitvoeren. Als u op zoek bent naar een paar quick wins door een aantal processen met laag risico en hoog rendement in uw eigen kleine bedrijf te verbeteren, dan zou het relatief eenvoudig moeten zijn om een BPM-project van de grond te krijgen, geholpen door een klein intern team en enkele kwaliteitssoftware om uw processen in kaart te brengen.
Een goede manier om te beginnen is door een BPM-training te volgen. Een snelle Google-zoekopdracht zou een aantal lokale opties of een online programma moeten oproepen. Veel bedrijven kiezen ervoor om hun werknemers een certificeringsprogramma voor bedrijfsprocesbeheer te laten doorlopen, zodat belangrijke medewerkers officieel getraind kunnen worden in de juiste methodologieën. Het Business Process Management Institute biedt momenteel 30 programma's en zeven certificaten in de verschillende disciplines en methodologieën geassocieerd met BPM. Kijk op hun website voor meer informatie.
Wat is een BPM-tool?
Gewoon, een BPM-tool is de software die u gebruikt om de BPM-implementatie te automatiseren. Het is zijn taak om uw bedrijfstransformatie mogelijk te maken, zodat u uw processen naar een hoger plan kunt tillen. De opties zijn even breed als lang, maar over het algemeen zul je een systeem zoeken met ten minste de volgende functies:
- Visual processing diagramming tool: hiermee kunt u uw processen modelleren en nieuwe workflows maken. Sommige hulpmiddelen vereisen codeervaardigheden als een manier om de modellering te implementeren; andere leveranciers bieden een low-code benadering die gebruik maakt van een "drag and drop" -systeem. Dit laatste kan goed werken als je geen hardcore programmeur in het team hebt.
- Management dashboards en toegangscontrole: dit geeft beleidsmakers de mogelijkheid om de voortgang te volgen en biedt beveiliging door de toegang van informatie tot bepaalde mensen te beperken.
- Foutafhandeling: het is handig om een verificatiemodule te hebben die fouten en storingen opspoort en oplost.
- Integratie met bestaande software: uw BPM-oplossing zal van beperkt nut zijn als deze niet communiceert met andere ERP / CRM-systemen.
- Rapporten en analyses: een goede BPM-oplossing zal rapporten uitvoeren over belangrijke sleutelstatistieken als open posten, de gemiddelde tijd die het kost om een taak te voltooien en hoe vaak een item wordt omgeleid.
Op het gebied van specifieke tools voor bedrijfsprocesbeheer is het een redelijk drukke markt. Enkele van de grote spelers zijn Pegasystems, bpm'online studio, Nintex, KiSSFLOW, Zoho Creator, Appian en Process Street. Beoordelingen zijn direct beschikbaar op internet en de meeste tools worden geleverd met een gratis proefperiode van 14 dagen, zodat u de functies kunt bekijken voordat u een definitieve aankoop doet.
