De volledige jaarrekening van uw bedrijf omvat een balans, een winst-en-verliesrekening en een kasstroomoverzicht. Gecombineerd, beantwoorden ze belangrijke vragen over uw financiële gezondheid. Heeft uw bedrijf te veel schulden? Hoe rendabel is het? Hoeveel geld heb je bij de hand? De vijf elementen van de belangrijkste financiële overzichten zijn activa, verplichtingen, eigen vermogen, inkomsten en uitgaven.
De vijf elementen gedefinieerd
De grote vijf zijn de essentiële elementen van de financiële positie van uw bedrijf. Samen laten ze zien hoe goed uw bedrijf het doet.
Activa zijn alles wat uw bedrijf bezit dat bijvoorbeeld economische winst genereert via meerdere boekhoudperioden; gebouwen, productieapparatuur, octrooien, contanten, debiteuren en grond. Activa verschillen van bijvoorbeeld elektriciteit, wat economisch voordeel oplevert, maar u verbruikt het onmiddellijk. Uw energierekening is een uitgave, geen voordeel. Voorraden kunnen beide kanten op. Benodigdheden zijn activa tot ze worden gebruikt en kosten wanneer ze worden gebruikt.
Verplichtingen zijn alles wat je moet betalen aan een persoon, bedrijf of overheid. Crediteuren, verschuldigde belastingen en te betalen lonen zijn alle schulden. In tegenstelling tot kosten die in de jaarrekening van uw inkomsten worden afgetrokken, worden verplichtingen afgetrokken van de totale waarde van uw bezittingen. Wat overblijft is het eigen vermogen van de eigenaren.
Boekhouding definieert het eigen vermogen op verschillende manieren. Eigen vermogen is het bedrag dat de eigenaars in een bedrijf investeren, plus ingehouden winsten, wat het geld is dat het bedrijf maakt en niet uitgeeft of als dividend uitkeert. Eigen vermogen wordt ook gedefinieerd als onderdeel van de balansvergelijking: trek de totale verplichtingen af van de totale waarde van de activa en u ziet wat het eigen vermogen van de eigenaar waard is. Als het bedrijf veel schulden heeft of zijn activa waarde verliezen, is het eigen vermogen op de balans mogelijk minder dan de eigenaars hebben bijgedragen.
Opbrengsten zijn de inkomsten die het bedrijf genereert tijdens de periode waarop de verklaring betrekking heeft. Bedrijfsopbrengsten komen van het bedrijf dat goederen of diensten verkoopt. Niet-operationele inkomsten komen uit andere bronnen, zoals rente op leningen of een rendement op investeringen. Als uw boekhouding op kasbasis wordt uitgevoerd, rapporteert u inkomsten wanneer u wordt betaald. Als u accrual-based accounting gebruikt, registreert u inkomsten wanneer u deze verdient. Als u bijvoorbeeld een krediet van $ 1000 voor een klant op krediet verleent, registreert u de $ 1.000 zodra de taak is voltooid.
Een uitgave, de keerzijde van de omzet, is het geld dat u uitgeeft om geld te verdienen. Huur, nutsvoorzieningen en lonen zijn allemaal uitgaven. Afschrijving, een waardeverlies van een actief als het ouder wordt, is ook een last. De kostprijs van verkochte goederen is een uitgavencategorie die de kosten dekt die gemoeid zijn met het leveren van de items of services die u verkoopt, zoals arbeid, materialen en factureerbare uren. Als u de transactie-basis gebruikt, rapporteert u uitgaven zodra u het geld verschuldigd bent, niet wanneer u de rekening betaalt; de kasbasis rapporteert de kosten wanneer de factuur wordt betaald.
Elementen van financiële positie
De vijf elementen van financiële overzichten werken op elkaar in en beïnvloeden elkaar. Inkomsten en uitgaven zijn bijvoorbeeld de componenten van de winst- en verliesrekening. Wanneer u een driemaandelijkse verklaring voorbereidt, wordt in de bovenkant van de verklaring uw netto-omzet uit verkopen weergegeven. Van dit totaal trekt u uitgaven af, voegt u niet-operationele inkomsten toe en trekt u niet-operationele kosten af. Het resultaat van deze berekening is uw netto-inkomen, dat u vertelt hoe winstgevend uw bedrijf was voor die periode. Was uw omzet hoger dan uw uitgaven? Door hoeveel? Werden de bedrijfsopbrengsten groter dan de niet-bedrijfsopbrengsten? Deze vragen worden beantwoord terwijl u uw winst- en verliesrekening bekijkt.
De gerapporteerde opbrengsten in de winst- en verliesrekening zijn mogelijk echter niet geïncasseerd of uitgaven zijn mogelijk niet betaald. Dat is waar een kasstroomoverzicht binnenkomt. Anders dan de op opbouw gebaseerde winst-en-verliesrekening, richt een kasstroomoverzicht zich alleen op geldwisselende handen. Klantenbetalingen beïnvloeden bijvoorbeeld de cashflow en omgekeerd, debiteuren niet. Een manier om het kasstroomoverzicht te creëren, is om de resultatenrekening op te nemen en alle inkomsten die u niet hebt verzameld en uitgaven die u niet hebt betaald, te verwijderen. Als u uw bedrijf runt met contantrekening, hebt u geen afzonderlijk kasstroomoverzicht nodig.
De omzet heeft ook invloed op de balans. Stel dat u over het kwartaal $ 475.000 meeneemt, met een kosten van $ 250.000. Het nettoresultaat van $ 225.000 wordt toegevoegd aan uw vermogen en wordt geboekt naar debiteuren of contanten, afhankelijk van hoe het is betaald. Naarmate de waarde van activa toeneemt, neemt ook het vermogen van de eigenaars toe.
Waarom de vijf elementen belangrijk zijn
Financiële overzichten zijn van fundamenteel belang voor het meten van de financiële gezondheid van uw onderneming. De resultatenrekening toont uw inkomsten en uitgaven voor de maand, het kwartaal of het jaar. Als je in het rood loopt of winsten flinterdun zijn, kan dat een teken zijn van financiële problemen die voor je liggen. Het kasstroomoverzicht geeft aan hoeveel geld u bij de hand hebt. Zelfs als u winstgevend bent, hebt u contant geld nodig om de waterrekening of uw werknemers te betalen. De balans is een momentopname van uw activa, verplichtingen en eigen vermogen aan het einde van de verslagperiode.
De manier waarop de uitspraken de vijf elementen weergeven (activa, passiva, eigen vermogen, inkomsten en uitgaven) biedt informatie voor iedereen binnen of buiten het bedrijf die zich zorgen maakt over zijn financiële gezondheid. De informatie kan leiden tot meer vragen, zoals, als de inkomsten dit kwartaal lager zijn dan het vorige kwartaal, is er een probleem? Als de balans aanzienlijke verplichtingen vertoont, is dat dan een teken dat u te veel schulden hebt aangegaan? Als de omzet hoog is, maar er weinig geld binnenkomt, moet u klanten dan pushen om sneller te betalen? Doe je het beduidend beter of slechter dan het gemiddelde in jouw branche?
Waarom audits belangrijk zijn
Er zijn veel manieren waarop een bedrijf de vijf elementen kan vervlakken om het bedrijf er financieel gezond uit te laten zien in de financiële overzichten, terwijl het in werkelijkheid worstelt:
- Make-up verkopen die nooit zijn gebeurd.
- Rapporteer inkomsten voordat u het heeft verdiend.
- Overwaardeer de waarde van activa.
- Claim activa die niet bestaan.
- Maak valse uitgaven om verduistering te verdoezelen. Een manager registreert bijvoorbeeld een aankoop van $ 5000 die nooit is gebeurd. In plaats daarvan ging het geld recht in zijn eigen zak.
Succesvolle bedrijven hebben controles geïmplementeerd om dit soort frauduleuze rapportage te voorkomen. Als voor elke grote aankoop twee mensen nodig zijn om het te ondertekenen, is het bijvoorbeeld moeilijker voor een persoon om fraude te plegen. Niet alle bedrijven doen dit echter. Dat is een reden waarom financiële overzichten worden gecontroleerd. Een andere is dat standaard boekhoudpraktijken steeds complexer zijn geworden, waardoor het gemakkelijker voor fouten of fraude is om door de kloven te glippen. Het hebben van gecontroleerde jaarrekeningen is verplicht als u een beursgenoteerd bedrijf bent.
Gecontroleerde verklaringen zijn duur omdat ze grondig zijn. Eerst onderzoekt de auditor uw bedrijf en kijkt hij naar mogelijke fouten of fraude in de elementen van de financiële positie. Vervolgens testen ze je interne controles. Als het lijkt alsof het erg moeilijk is voor iemand om kosten te vergoeden of fictieve inkomsten te genereren, hoeft de auditor niet zo volledig te zijn. Als uw bedieningselementen echter slordig zijn, wordt de controle moeilijker.
- Bestaan de activa die u op de balans vermeldt?
- Is het saldo in debiteuren correct?
- Bevestigen uw bankafschriften de geldmiddelen die u zegt te hebben?
- Bevestigen uw schuldeisers dat de passiva op de balans juist zijn?
- Zijn de gerapporteerde uitgaven op de resultatenrekening correct?
Nadat de auditor de vijf elementen heeft beoordeeld en de manier waarop u deze heeft gerapporteerd, ontvangt u de mening van de auditor:
- Een goedkeurende mening klinkt slecht, maar het is eigenlijk goed nieuws. De auditor zegt dat uw uitspraken prima zijn, zonder voorbehoud.
- Een oordeel met beperking zegt dat uw financiële overzichten over het algemeen goed zijn, maar sommige informatie kon niet worden geverifieerd.
- Volgens een negatief advies zijn er ernstige problemen die moeten worden opgelost.
- De disclaimer van een accountant zegt dat het niet mogelijk is om een mening te vormen. Dit kan zijn omdat er te veel documenten ontbreken om te bevestigen dat de elementen kloppen of dat uw managementteam weigert mee te werken.
