Het succes van een bedrijf hangt af van hoe goed activa en werknemers worden beheerd. Goed management verhoogt de kansen van een bedrijf om concurrerend te blijven op de markt. Een sleutel tot het beheren van bedrijfsmiddelen binnen een onderneming is het bijhouden van uitgebreide, gedetailleerde gegevens van alle elementen die betrekking hebben op het bedrijf. Alle succesvolle bedrijven hebben goede procedures voor records management en gebruiken deze informatie om berekende beslissingen te nemen om concurrerend te blijven. Hier zijn enkele symptomen van een bedrijf met een slecht records management.
Overloop geldstroom
Een van de grootste symptomen van slecht archiefbeheer is het onvermogen om de geldstroom te traceren. De stroom omvat aankopen voor het bedrijf, verkoop van producten en soms betalingen aan werknemers. Al deze elementen zijn nodig om gebieden van het bedrijf te beoordelen waar wijzigingen moeten worden aangebracht. Een succesvol bedrijf moet in staat zijn om de financiële behoeften van bepaalde gebieden in evenwicht te brengen en af te wegen, evenals uitgaven die uit het proces kunnen worden gesneden. Als een bedrijf niet in staat is om zijn financiële gegevens in evenwicht te brengen, dan is dat een duidelijk teken van slecht archiefbeheer.
Vage zakelijke doelstellingen
Een succesvol bedrijf stelt doelen en doelstellingen die het bedrijf uitdagen om te groeien. Bedrijven met slechte gegevensbeheerpraktijken zijn niet in staat om realistische doelen te stellen, omdat ze geen idee hebben op welke gebieden het bedrijf uitblinkt en waar wijzigingen moeten worden doorgevoerd. Een duidelijk teken van een bedrijf met slechte vaardigheden voor records management is er een met vage marktdoelstellingen of onrealistische verwachtingen voor de groei van het bedrijf. Een voorbeeld is het stellen van verkoopdoelen, maar het niet op tijd kunnen distribueren van het product. Een succesvol bedrijf met goede records zal elk jaar realistische doelen stellen en de meeste bereiken.
Overheidsboetes of boetes
Bedrijven die slechte records bijhouden, komen vaak in de problemen met overheidsinstanties die zich bezighouden met zakelijke licenties. Records zijn essentieel voor het besturen van de bedrijfsvoering en moeten up-to-date worden gehouden. Overheidsinstanties zullen verzoeken om bedrijfsdocumenten te bekijken bij het controleren of beoordelen van een bedrijf. Als het bedrijf niet in staat is om accurate, up-to-date records weer te geven, kan een boete worden opgelegd of kan het bedrijf tijdelijk worden afgesloten. Herhaaldelijke sancties tegen een bedrijf voor tal van overtredingen is een ander teken dat het bedrijf problemen heeft om zijn acties en behoeften bij te houden en wijzigingen aan te brengen in zijn archiveringsgewoonten.
