Het pakken van een doos vol kwitanties of een papieren ledger en het gebruiken ervan om de belastingen te berekenen die je verschuldigd bent voor het inkomen van boeren is een saaie klus. Tegenwoordig gebruiken slimme boeren gecomputeriseerde programma's om uitgaven en aankopen bij te houden voor verschillende landbouwproducten, zoals vee en het telen van granen, waardoor ze tijd en frustratie besparen en tegelijkertijd een beter overzicht krijgen van hun landbouwactiviteiten. Boekhoudsoftware helpt u erachter te komen waar uw bedrijf in de landbouw staat, waardoor uw bedrijf op de lange termijn winstgevender wordt.
Benodigde functies evalueren
Het kiezen van een boekhoudprogramma begint met het identificeren van waar je het voor nodig hebt. Als u bijvoorbeeld vee grootbrengt en maïs laat groeien, hebt u een programma nodig dat uw landbouwactiviteiten opsplitst in afzonderlijke winst- en verliesgebieden. Als u landarbeiders of een boerderijmanager inhuurt, moet uw boekhoudprogramma payroll-functies en belastingtafels bevatten. U kunt ook functies voor inventarisatie van landbouwvoorraden nodig hebben als u de kosteneffectiviteit en afschrijving van tractoren, maaidorsmachines en andere landbouwmachines wilt volgen. Als u de software wilt gebruiken om uw boeken in evenwicht te brengen, hebt u een boekhoudfunctie met dubbele invoer nodig die uw dagelijkse inkomsten en uitgaven registreert, evenals debet- en kredietlimieten voor alles wat u invoert.
De basis
Een solide boekhoudprogramma voor landbouwbedrijven genereert ten minste kasstroom- en resultatenoverzichten, evenals een balans. De informatie die wordt verschaft door deze hulpmiddelen over een periode van drie jaar te gebruiken, helpt u te berekenen hoeveel het kost om een hectare maïs te verbouwen of één koe groot te brengen, nuttig bij het plannen op lange termijn en voor het bekijken van inkomsten en uitgaven in elke categorie. U hebt ook de optie nodig om aangepaste trackingcategorieën toe te voegen, ook wel een rekeningschema genoemd. Trackingcategorieën zijn erg handig voor het invoeren en evalueren van gegevens opgesplitst in verschillende soorten uitgaven. Als u bijvoorbeeld vee grootbrengt, kunnen uw trackingcategorieën worden onderverdeeld in kosten voor acquisitie, diervoeder, veearts, razzia en transport-naar-markt.
Programma-opties
Quicken en QuickBooks zijn goedkope, eenvoudige boekhoudprogramma's om u op weg te helpen met gecomputeriseerde programma's. Raadpleeg uw universitaire landbouwuitbreidingsprogramma voor informatie over het toevoegen van farmgerelateerde categorieën van rekeningschema's aan deze programma's. Of u kunt een add-on-programma kopen, zoals ManagePLUS, om de mogelijkheden van het programma uit te breiden.Als u software wilt die specifiek is ontwikkeld voor landbouwactiviteiten en die solide winstafschriften biedt die zijn gekoppeld aan uw balans, bekijkt u programma's zoals Farmworks, FarmBiz en Red Wing. Programma's gericht op kleine tot middelgrote landbouwactiviteiten omvatten Intacct en Netsuite.
Nuttige tips
Praat met uw accountant om te weten te komen welke informatie hij nodig heeft om uw driemaandelijkse inkomstenbelastingen voor te bereiden en belasting te betalen voor landarbeiders of seizoenarbeiders. Zorg ervoor dat de software die u kiest die informatie verstrekt. Wanneer u uw rekeningschema opstelt, neemt u kopieën van de laatste paar jaar van uw belastingformulier in Schedule F en gebruikt u deze om uw trackingcategorieën te maken. Praat met uw softwarebedrijf over de flexibiliteit van een programma voor groei, want zodra u begint te zien wat deze programma's kunnen doen, wilt u misschien nog meer functies toevoegen om de werking van uw boerderij nog nauwer te maken.
