Fondsenwervende evenementen lopen uiteen van kleine socials en themagala's tot publieke evenementen. Volgens P. Burke Keegan, auteur van 'Fondsenwerving voor Non-profitorganisaties', moet je voorafgaand aan het plannen van een evenement 50 procent van je deelnemers kunnen identificeren voor een kleine privé-bijeenkomst. Voor een extravaganza zal 35 procent het doen, zegt hij. Hoewel een aankondiging in de krant iedereen naar een openbaar evenement in het park trekt, vereisen evenementen die een hoge financiële toewijding of een beperkte gastenlijst vereisen een persoonlijke uitnodiging om de aanwezigheid van deze kerngroep te verzekeren.
Kies het formaat. Gedetailleerde multipage-brieven reserveren voor potentiële sponsors van evenementen of voor grote donoren. Voor de daadwerkelijke gastenlijst blijft de aanwezigheid van het individu of het paar op het evenement het primaire doel. Selecteer een geprinte of gegraveerde enkelvoudige kaart voor de meest formele gebeurtenissen. Voor casual kledingevenementen volstaat een gedrukte brief.
Open de uitnodiging met een aanhef of een aankondiging van opname. Stuur voor een brief een uitnodiging naar de persoon met behulp van de sociale titel van het individu, zoals Dr., Mr., Ms. of Miss. Verleng de uitnodiging namens de organisatie. Als de uitnodiging niet is gepersonaliseerd, moet u niet langer de persoon op naam noemen en beginnen met het bericht van de organisatie. Bijvoorbeeld: "Stichting The Widget Collector nodigt u van harte uit om deel te nemen aan Gala Under the Stars."
Uitwerken van de details van het evenement. Definieer de indeling en het doel van het evenement, bijvoorbeeld: "Een formeel diner met opbrengsten ten bate van het Outreach-programma van de WCF." Verleid de ontvanger met nieuws van een beroemdheid die aanwezig is als ceremoniemeester of keynote spreker.
Vermeld de tijd, datum en locatie. Verzoek om deelnemers reageren op een bepaalde vrijwilliger of liefdadigheidswerknemer of een specifiek e-mailadres.
Vermeld de registratiekosten. Geef aan of het wordt beoordeeld per persoon, partij, tafel of team. Kondig eventuele kortingen aan die zijn beoordeeld voor het kopen van geavanceerde kaarten.
Voeg het hoofdnummer van de locatie toe, zodat verloren deelnemers op de dag van het evenement de routebeschrijving kunnen verduidelijken. Verduidelijk het doel van het nummer. Schrijf bijvoorbeeld: "Alleen voor aanwijzingen." U kunt ook een kleine kaart op de achterkant van een brief afdrukken of een kleine kaart invoegen op een uitnodigingskaart.
Sluit met een haak. Rally nodigt uit om met een laatste pleidooi deel te nemen. Herinner hen eraan waarom het evenement belangrijk is. Bijvoorbeeld: "Laten we samen honden redden in Orange County."
